eventsでQR受付、ライブ・アーカイブ配信までワンストップで対応したハイブリッドカンファレンス

日本デジタル空間経済連盟

イベント内容

メタバース、生成AI、ブロックチェーンなどデジタル空間にまつわる技術に関する様々な講演・展示を行うイベント。
無料イベントの後に有料でアフターパーティーを行い、後日アーカイブで講演の様子を配信しました。

課題

イベントを開催する際、次のような要件を実現できるツールの提案を求められました。
・LP(ランディングページ)をオリジナルデザインで作成したい。
・懇親会参加用の有料チケットを販売したい。
・会場内に出展ブースを設置し、協賛者がブースを訪問した際に、そのリード情報を提供できるようにしたい。
・1つのツールでこれらの機能をすべて完結させたい。

このニーズに応えるため、私たちは「events」ツールを提案し、イベントの運営を一元化しました。

イベントの対応内容

#LP制作有料チケット販売(stripe決済連携)

#登録フォーム・チケット購入フォームの制作(必要事項の聞き取りと設定)

#メール設定(登録完了、リマインド、サンクス、アンケート&アーカイブのお知らせ)

#流入元計測

#資料DL設定(事前告知用プログラムpdfの設定)

#当日受付(QRコード読み取り、バッジ印刷)

#アーカイブ動画公開

#アンケート設定(事後アンケートをLP内バナーに埋め込み)

#レポート(登録者、来場者、チケット購入、ブース立寄り、アンケート回答、アーカイブ視聴)

ビデオマッチングの対応内容

サイト設計:ワイヤーフレーム、顧客導線設計
デザイン:ヘッダー、概要分、プログラム、各種スポンサーロゴ掲出
構築:チケット購入ページ、登録フォーム、各種メール、流入元GA連携、資料DL設置、受付端末設定、アーカイブ動画、アンケート

無料チケット:登録フォームで識別。主催社に確認し無料チケット付与。
有料チケット:stripeと連携し、登録フォームからクレカ情報を入力していただき決済。領収書の自動発行設定。

登録フォーム:ヒアリングの上、ページに反映。
チケット購入フォーム:領収書(インボイス対応)の自動発行設定や注意事項、キャンセルポリシー含む項目の案出しと設定。

登録完了、リマインド、サンクス、アンケート&アーカイブのお知らせについて文面とスケジュール案出し、テストと送信の管理。

GA:GAタグを連携
LINE:コンバージョンコード等を連携

eventosサーバー上に資料をアップロードしてURLを発行する方法で取得。

受付と端末の設定、対応:主催社、スポンサー、来場者の色分けしたバッジを受付にてお渡しするオペレーションだったため、受付で提示されたQRコードから紙のバッジを印刷して首下げパスに封入して お渡しするオペレーションだった。そのためバッジの色分けのデザイン、プリンターやネットワークの手配(TVUルーター)、受付簡易マニュアル作成、当日の管理とイレギュラー対応を実施。
展示ブースと端末の設定、対応:展示ブースに来場した方のリード情報を出展社にお渡しするため、各展示ブースごとのページを作成し、出展社にログイン〜当日の端末の操作、事後のリード情報のDLまでをマニュアル作成し、事前配布と当日のレクチャーを実施。

アーカイブ対応:通しの1本の動画から各セッションに分けて編集、マイページにログインした方のみが各セッションのアーカイブを視聴できるように設定。

アンケート:LP上のバナーにアンケート回答ページを紐付け、ログインした方が回答可能にし、回答者と回答結果が紐づくように設定。アンケートはアーカイブ視聴のご案内と共に数回に分けてメールでも送信しご案内。

登録者管理:登録者数、チケット付与および販売数を管理し、定時連絡・確認。
問い合わせ対応:事務局用メールアドレスを設定(クライアント支給)し、イベントに関する質問、登録や来場に関する質問があった際、確認を取った上で返信対応。
メール対応:各種オペレーショナルメール文面の案出し、設定、テスト、送信。
アンケート設定:内容のヒアリング、導線設計、設定。
レポート提出:イベント事後に各種レポートをご報告。

オンラインイベント概要

イベント管理ツール
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当日の様子