イベント受付に必要な事前準備を解説！受付情報を営業に活用するには？
目次
はじめに
イベント受付は、参加者を迎える最初の接点であると同時に、貴重なデータを収集し、その後の営業やマーケティング戦略に活かせる重要な機会として近年注目されています。本記事では、イベント受付で事前に準備すべきことや注意点を解説し、スムーズなイベント運営のための実践的な情報を提供します。さらに、イベントを「情報の宝庫」と捉え、そのデータを営業やマーケティングに活かす方法も紹介します。
イベント受付で注意すべきポイントとやるべき事前準備
基本的な受付の手順とは？
イベントの受付では、以下の流れが基本になります。
- 事前申込の確認（リストやQRコードなど）
- 名刺の受け取りまたはスキャン
- アンケートの案内・回収
- ノベルティの配布や案内資料の手渡し
この一連のフローをスムーズに行うためには、来場者の導線とスタッフの配置計画が重要です。
入退場や受付をスムーズに
混雑を避けるには、来場者の動きに合わせた受付体制の工夫が必要です。ピーク時間を想定した複数窓口の設置、QRコードチェックインなど、手間を最小限に抑える仕組みが求められます。
マニュアルや役割分担で柔軟な対応を
受付では突然のトラブルも起こります。誰が何を対応するかを明確にしたマニュアルや、柔軟に動ける体制づくりが重要です。
想定されるトラブルの例
- 事前登録を忘れてしまった来場者への対応
- スマートフォンが故障し、QRコード提示ができない場合
- QRコードを読み取れないケースへの代替手段
当日の流れと段取りを事前に周知
スムーズな運営のためには、前日までにスタッフ全員へ動線やタイムスケジュールを共有し、現地での混乱を防ぐ必要があります。
イベント受付を成功させるための事前スケジュール例
- 1週間前：受付マニュアルを全スタッフへメールで送付。内容確認と質問を受け付ける。
- 前日設営日：会場にて受付設営。受付で使用する機材（QRコードリーダー、PCなど）の動作確認。必要な備品（名札、アンケート用紙、ノベルティなど）の準備。
- 当日朝：スタッフ集合、最終確認と受付方法のレクチャー。役割分担とトラブル対応の確認。
服装の統一と名刺の扱い
受付スタッフの服装は来場者に安心感を与える要素です。企業ロゴ入りのユニフォームやネームプレートの着用は視認性にもつながります。また、名刺の受け取り方やその場での記録方法も統一しておくべきポイントです。
受付で集まる情報には何がある？
受付業務では、以下のような来場者の情報を取得できます。
- 来場時間と滞在時間
- 受付担当者とのやりとり内容
- アンケートへの回答内容
- 名刺情報（部署・役職・企業規模など）
これらの情報は単なる記録ではなく、後の営業アプローチや顧客理解に直結する重要な材料となります。
なぜ受付や会場で得られる情報が大切なのか？
実は営業に使えるヒントがたくさんある
たとえば、来場時間が開始直後か終了間際かで、その人の関心の強さやスケジュールの優先度が読み取れます。アンケートの記述内容や、どんな質問をしてきたかなども、商談化に向けた重要なサインになります。
イベントでの情報は“あとにつながる”
イベントが終わった後、営業担当が架電・訪問・メールなどを行う際、「いつ来場したか」「どこに興味を持っていたか」が分かると、会話の切り出しや提案の質が大きく変わります。
来場者の情報をどう整理する？
紙のメモや名刺管理では限界があります。受付時のログをデジタルで記録し、担当者名・対応履歴・アンケート内容などをまとめて管理することで、後日の追跡や情報の引き継ぎがスムーズになります。
会場内の行動から「興味のある人」が見えてくる
立ち寄った場所や滞在時間を記録する
展示会やカンファレンスでは、各ブースやセッションへの立ち寄り状況も重要なデータです。どこに長く滞在していたか、何を質問していたかといった行動から、参加者の関心領域が見えてきます。
アンケートや名刺から見えること
来場目的や気になっている課題について書かれたアンケートや、所属企業・役職などの名刺情報を分析することで、優先的にアプローチすべき相手が見えてきます。
「気になる人」を見分けるための考え方
すべての来場者に同じように接するのではなく、「その場で詳しく質問してきた」「アンケートに具体的に書いてくれた」など、積極性の見える相手を“気になる人”として優先的に対応する視点が重要です。
イベントの情報をどうやって整理・活用するか
専用ツールを使うと何ができる？
イベント管理ツールを使うと、受付時のチェックインログ、アンケート回答、名刺情報などをまとめて管理・検索・活用できます。紙やExcelでは煩雑だった作業がスムーズになり、後工程に活かしやすくなります。
営業チームと情報を共有する方法
現場で集めた情報を「すぐに営業が活用できる」形にしておくことが重要です。営業用のシートで“注目すべき来場者”をピックアップして渡す、CRMに登録するなど、連携方法をあらかじめ決めておくと効率的です。
後日のフォローに役立つ準備
イベント終了後の電話・訪問・メールのタイミングで、「この人は○○に興味があった」「アンケートでこんな悩みを書いていた」といった情報があれば、提案の内容も変わります。イベントはその後の営業活動の“準備の場”でもあるのです。
実際に使えるおすすめのイベント管理ツール 3選
EventHub（イベントハブ）
オンライン・オフライン・ハイブリッドすべての形式に対応したイベント管理ツール。受付・アンケート・商談ログまで一元管理が可能で、マーケティングと営業の連携に強みがあります。
eventos（イベントス）
多機能かつ柔軟なカスタマイズ性が強みのイベントプラットフォーム。スマートチェックイン、ブースの滞在ログ取得、アプリ連携による行動データの可視化など、現場のリアルを活かした設計が可能。
EventRegist（イベントレジスト）
展示会やセミナーなど幅広いイベントに対応するイベント受付・集客管理ツール。事前登録から当日のチェックイン、アンケート、リマインドメール配信など、受付業務の自動化とデータ管理に強みを持つ。
イベント管理ツールの詳しい情報は下記をご覧ください。
今後に向けた考え方と次の一歩
イベントは単なる“集客の場”ではなく、“営業のための情報収集の場”でもあります。来場者の行動や声をきちんと拾い、記録し、活用する。この流れをつくることで、イベントは一度きりではなく「次につながる投資」へと変わります。イベント担当と営業チームが連携して、次回の開催からでも取り入れてみてください。
