イベント管理ツールとは？業務効率化と成果アップを実現する最新システムの全て
目次
はじめに
現代のビジネス現場では、大小問わず様々なイベントが開催されています。企業セミナー、展示会、カンファレンス、社内イベント、さらにはウェビナー（オンラインセミナー）まで、多様な形態のイベントが当たり前になりました。こうしたイベント運営の現場では、「もっと効率よく管理したい」「人手不足でもスムーズに運営したい」「集客・リード獲得を最大化したい」といったニーズが年々高まっています。そんな課題解決の切り札として注目を集めているのがイベント管理ツールです。
この記事では、「イベント管理ツールとは何か？」という基本から、主要機能やメリット、選び方、国内主要ツールの比較、導入時の注意点まで、イベント運営を成功させたい方が知っておくべきすべてを、SEOの観点から網羅的に解説します。
イベント管理ツールとは？
イベント管理ツールの定義
イベント管理ツールとは、イベント運営に必要な業務（企画、告知、集客、申込受付、参加者管理、アンケート、データ分析など）をワンストップで管理できるシステムのことです。クラウド型のSaaS（サース）サービスが主流となり、ITリテラシーが高くない担当者でも簡単に扱えるのが特徴です。
なぜ今、イベント管理ツールが注目されているのか
デジタルシフトや働き方改革が進むなか、人的リソースの効率化とデータ活用によるマーケティング強化の両面から、イベント管理ツールの導入が進んでいます。リアルイベントとオンラインイベントの融合も一般化し、「参加者管理」や「効果測定」をきちんと行う必要が出てきたことも、ツール普及の後押しとなっています。
主な機能一覧
イベント管理ツールには、以下のような機能が搭載されています（ツールごとに搭載機能は異なります）。
事例：ツールを活用した業務の流れ
例えば「企業主催の製品説明会」の場合、
- イベント告知用LP（ランディングページ）作成
- 申込受付と同時にリスト自動作成
- リマインドメールを自動配信
- 当日は受付システムで入場管理、出席データをリアルタイム集計
- ライブ配信機能でハイブリッド開催・オンライン視聴者にも対応
- イベント後はサンクスメールとアンケート自動送信＋データ集計、CRMへの顧客データ連携という一連の業務が1つのツール上で完結します。
イベント管理ツール導入前のフロー
イベント管理ツール導入後のフロー
イベント管理ツールのメリット
業務効率化
- 作業の自動化・省力化：手作業でのリスト管理やメール配信、出席チェックといった煩雑な業務が自動化され、運営コストを大幅に削減できます。
- 運営業務の標準化：運用フローをツール上にパターン化できるため、属人化リスクも軽減。担当者交代があっても品質を保てます。
- 情報共有の促進：参加者情報や進捗状況を、複数の担当者でリアルタイムに共有できるため、ミスや漏れも防げます。
データ活用・マーケティング効果向上
- リード獲得の効率化：イベント申込時の顧客データをMA/CRMに自動連携することで、その後のナーチャリングや営業活動にスムーズに活かせます。
- 集客・効果測定の高度化：申込数、参加率、アンケート結果、流入チャネル別の効果などを自動集計。マーケ施策のPDCAが回しやすくなります。
ツール選定時のポイント
- 必要な機能が揃っているか：自社のイベント運営に必要な機能（例：受付、CRM連携、アンケートなど）が過不足なく備わっているかを確認しましょう。
- 料金体系とコストパフォーマンス：月額固定・従量課金・初期費用など料金体系は様々。自社のイベント開催頻度や規模と照らし合わせて選定を。
- サポート体制：導入時のサポートや、トラブル対応の迅速さも重要。日本語サポートの有無やマニュアルの充実度もチェックしましょう。
- 外部サービスとの連携性：CRMやMA、決済システムなど、他の業務システムとの連携の可否が業務効率化の鍵となります。
自社に合ったツールの見極め方
- イベントの規模・業種で選ぶ：例えば数十人規模の社内研修や少人数イベントなら無料ツールでも十分。展示会や大規模カンファレンスなら高機能な有料ツールがおすすめです。
- 実際に試用・デモでチェック：多くのツールは無料トライアルが可能。自社の業務フローにマッチするか、使い勝手を事前に確認しましょう。
おすすめイベント管理ツール比較
国内主要ツールの比較一覧
- Peatix：シンプルなイベント受付から大規模カンファレンスまで幅広く対応。集客力が強み。
- EventRegist：法人向け機能が充実。受付や参加証発行、CRM連携が得意。
- EventHub：オンライン/オフライン問わず参加者体験を重視。ネットワーキングやコミュニティ機能も充実。
- eventos：カスタマイズ性が高く、大規模な展示会やフェス向け。アプリ連携も可。
- ネクプロ：ウェビナーやセミナー管理、動画ライブラリ機能も搭載。研修や学習用途に強い。
- EXPOLINE：展示会・商談会の参加者管理や来場データの可視化が得意。オフラインイベントにも最適。
各ツールともに「無料プラン」「有料プラン」「カスタム導入」など、柔軟な料金設定がされています。
無料・有料ツールの特徴と選び方
- 無料ツールのメリット・デメリット：コストを抑えたい場合は無料ツールがおすすめですが、機能制限がある場合が多いので注意が必要です。
- 有料ツールはサポート・機能が充実：業務効率化やデータ活用を本格的に進めるなら、有料ツールの方が安心です。自社の目的と予算で最適なものを選択しましょう。
イベント管理ツール導入のステップ
導入準備〜運用開始までの流れ
1. 現状課題の洗い出しと目的整理
何が課題か、何を改善したいか、目的やKPIを関係者で共有する。
【注意点】現場と経営層で課題認識にズレがないか必ず確認し、客観的な視点で棚卸しすること。
2. 要件定義（必要な機能・連携）
必要な機能と外部システム連携をリスト化し、優先順位をつける。
【注意点】“Must”と“Want”を曖昧にせず、他社事例や最新トレンドも参考に具体的に整理する。
3. ツールの比較・トライアル
複数ツールを機能・価格・使いやすさで比較。実際に現場でテストし、最適なものを選ぶ。
【注意点】営業資料だけで判断せず、実際の運用シーンを想定し、評価ポイントを事前に決めておく。
4. 社内展開・研修
新しいフローや役割分担を共有し、全員が使えるようマニュアル・研修を実施。
【注意点】現場への浸透が最大の壁。段階的な導入やフォロー体制もセットで設計するとスムーズ。
5. 本番運用・効果検証・改善
小さく始めて運用し、効果や課題をKPIで測定し、都度改善していく。
【注意点】初期運用時は定期的な振り返りと棚卸しを必ず行い、属人化や形骸化を防ぐ。
導入時によくある失敗と対策
属人化・運用放置
→ 運用マニュアルの整備と、定期的な効果検証・見直しが重要導入時によくある失敗と対策
現場が使いこなせない
→ 事前にトライアルや研修を実施し、現場の声を反映した運用設計を
外部システム連携がうまくいかない
→ IT部門やベンダーとの事前すり合わせを徹底
- 現場が使いこなせない → 事前にトライアルや研修を実施し、現場の声を反映した運用設計を
- 外部システム連携がうまくいかない → IT部門やベンダーとの事前すり合わせを徹底
- 属人化・運用放置 → 運用マニュアルの整備と、定期的な効果検証・見直しが重要
よくある質問（FAQ）
- Q. イベント管理ツールの導入費用はどれくらい？
- A. 無料ツールから月額数万円〜数十万円、年間契約など幅広い。イベント規模・機能要件で大きく異なります。
- Q. 小規模イベントでも導入するメリットは？
- A. 工数削減やデータの一元管理など、小規模でも十分効果があります。
- Q. 情報セキュリティは大丈夫？
- A. 多くのツールはセキュリティ対応（暗号化・認証など）を強化しているが、導入前に確認が必要です。
まとめ
イベント管理ツールは、単なる「便利なシステム」ではなく、イベント運営の生産性と成果を大きく左右する“戦略的インフラ”です。 運営業務の自動化・効率化だけでなく、顧客データの資産化やマーケティング強化にも直結するため、今や多くの企業や団体が積極的に導入・活用しています。
まずは「自社にとっての理想のイベント運営像」を明確にし、必要な機能・規模・予算感を整理した上で、複数のイベント管理ツールを比較・検討してみてください。 イベント管理ツールの適切な活用が、これからのイベント成功のカギを握ります。
