Microsoft Teams のウェビナーのやり方と、ライブイベント・ビデオ会議との違いについて解説

Microsoft Teamsには、ウェビナー、ライブイベント、ビデオ会議という3つの機能があります。それぞれどのような違いがあるのか、使い方の手順など、具体的に解説します。

Teamsのウェビナーのやり方

Microsoft Teams（以下、Teams）には、ウェビナー、ライブイベント、ビデオ会議という機能があります。

いずれにおいてもいわゆるウェビナーを開催することはできますが、それぞれ別の特徴があるため、自社でどのようなウェビナーを開きたいかという目的にそって選択することが重要です。

※1 価格は全て1ユーザーあたり、税抜の金額
※2 ブロードキャストモードは10,000人まで

Teams のウェビナー、ライブイベント、ビデオ会議の違い

より目的に合ったウェビナーを開くためには、Teamsのウェビナー、ライブイベント、ビデオ会議の違いを知っておくことが重要です。

Teams ウェビナーの特徴

Teamsのウェビナーは、2021年5月にリリースされた新機能です。特徴は、参加者と対話ができること。

双方向のやり取りができるため、主催者側が話し参加者がそれを聞くという一般的なウェビナーだけでなく、ディスカッションなどインタラクティブなイベントに対応できます。

また、ライブイベントやビデオ会議と違い、申し込みページの作成が可能です。これまでGoogleフォームなどを用いて申し込みページを作っていた方にとっては、この作業を簡略化できるため大きなメリットとなります。

PowerPoint Liveが利用できるので、これまでのようにPowerPointとTeamsの画面を行き来せず、スムーズにプレゼンテーションすることができます。QA機能を使い質疑応答に対応することも可能です。

Teams のライブイベントの特徴

Teamsのライブイベントはリアルタイムでのウェビナーに対応しており、最大10,000人が参加できる点が特徴です。双方向のやり取りは対応しておらず、主催者が参加者に対して講演するセミナーや発表会などに利用できます。

参加者が自らマイクをオンにするなどはできず、主催者が一括管理できる点が最大のメリットだと言えるでしょう。非常に進行しやすいため、大人数の参加者が集まるウェビナーにも最適です。

また、ウェビナーにおける役割を割り振ることが可能です。プロデューサーに割り当てられたユーザーは、映像や音声を切り替えたり、配信を開始・停止したりすることができます。

例えば外からゲストを招いて発表してもらう際、ゲストを発表者にし、主催企業のスタッフをプロデューサーに割り当てることで、スムーズな運営ができます。

QA機能で参加者が主催者に質問することはできますが、リアクション機能が使えないため拍手などはできません。また、申し込みページも別途作る必要があります。

Teams のビデオ会議の特徴

ビデオ会議は、ウェビナーよりミーティングによく利用されます。社内での1対1の面談やチームでの会議に使われ、参加者全員が発言でき、資料などの共有もすることができます。

対応しているライセンスの種類が多く、投票機能や、拍手などのリアクションができる点が特徴です。録画ファイルは無制限に保存しておけるので、後から内容を振り返ることもできます。

TemasやOutlookで予定を作成してメンバーに共有したり、参加者レポートを作成したりといったことが可能です。また、PowerPoint Liveにも対応しているので、社内プレゼンといったシーンでも活用できるでしょう。

Zoomウェビナーと比較したい方は、こちらの記事も参照ください。

Zoomウェビナーとは？Zoomウェビナーのやり方と成功事例

Teams ウェビナーのやり方

Teamsのウェビナーの開催方法を解説します。通常のビデオ会議と似ているため、簡単にマスターできるでしょう。

まず、Teamsの管理センターから事前に設定をします。「会議」から「会議ポリシー」の「グローバル(組織全体の既定値)」を開き、「会議の登録を許可する」をオンにします。

次に「エンゲージメントレポートを許可する」を有効にし、「登録できるユーザー」を全員にしてください。

これらの設定は変更から反映まで最大24時間かかるため、遅くとも2日前には終わらせておくとよいでしょう。

次に、ウェビナーの開催予約をします。

Teamsのカレンダーを開き、画面右上にある「＋新しい会議」から「ウェビナー」をクリック。

登録フォームを編集します。ウェビナーの名称や時間などの情報を入力してください。

社内のユーザーのみを対象としてウェビナーの場合、「登録を必須にする：」から「組織内のユーザー」を選びます。それ以外の方にも参加してもらう場合は、「すべてのユーザー」を選んでください。

参加者を決めたら、発表者を選びます。下部にある本文は主催者と発表者に表示される文章なので、注意点などがあれば記入してください。

また、スケジュールも主催者と発表者にのみ表示されるので、直前のMTGや音声・映像確認をするための、余裕をもった時間を設定することが可能です。

「登録フォームの表示」をおすと、画面が切り替わり登録フォームを作ることができます。画面左側から、ウェビナーの名称、開催時間、ウェビナーの説明、発表者名、自己紹介、を入力してください。

画面右側からは、参加者が登録する時のフォームを作ることができます。名前や会社名など任意の項目を入れられます。画像を入れる場合は、画面上方から設定可能です。

カレンダーに戻ると、登録状況をCSVファイルでダウンロードすることもできます。また、画面上方にある「出席」をクリックすると、参加者リストが表示されます。

Teams ウェビナーに向いているウェビナーの内容

Teams ウェビナーは、主催者が一方的に配信するのではなく、参加者とインタラクティブなやり取りができます。そのため、大人数が集まる社内イベントなどでの活用がおすすめです。

例えば社内表彰式をオンラインで行うとき、「主催者が司会を務め、選ばれた社員が一言挨拶する」などの進行が問題なくできます。他にも、投票機能やQ&Aを使い、社内アンケートをとったり社員の情報を集めるシーンでも役立ちます。

また、社内でMicrosoftのツールを活用している場合もおすすめです。WordやExcel、PowerPointなどを使いながらミーティングをしたいケースでは、Teamsを利用することでスムーズに進められます。

Teams ウェビナーのやり方を理解して快適にウェビナーを開こう

Teams ウェビナーは、主催者と参加者がお互いにやり取りしたい時に非常に役立つツールです。使い方は通常のビデオ会議と似ているため、すぐに慣れることができます。

Teamsにはウェビナーだけでなく、主催者が一括管理しやすいライブイベント、社内ミーティングなどに適しているビデオ会議もあり、それぞれ特徴が異なります。どれを使うべきか悩んだら、まずは開きたいウェビナーの内容ややりたいことを整理し、必要な機能があるものを選びましょう。

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