オンラインイベント会社が伝授！人気の企画8選と失敗しないコツ
リモートワークの導入が進み、「社内イベントもオンライン化したい」と考える企業様が増えてきました。社内イベントを行うことで、普段顔を合わせない社員同士の繋がりが生まれる、コミュニケーションが活性化する、などメリットがたくさんあります。
しかし、どんなイベントを開催すればいいのか、トラブルなく配信するにはどうすればいいのか、わからない方もいるのではないでしょうか。
本記事では、700社以上のオンラインイベントを支援してきた当社が、人気企画と失敗しないための注意点を解説していきます。外部業者に依頼する時の会社選びのポイントや対応業務についても紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
社内オンラインイベントとは？
社内オンラインイベントとは、ZoomやGoogle Meetなどのオンライン会議ツールを利用し、社員がリモートで参加できる会社内のイベントのことです。以前は社内イベントといえば対面で行うことが当たり前でしたが、リモートワークが広がり会議や商談などの業務のオンライン化が進む現在、こうしたイベントもオンラインに移行しています。
こうした事情を背景に、オンラインで交流するためのツールやサービスも増加。例えば、「oVice（オヴィス）」や「Remo（リモ）」といったバーチャル空間のプラットフォームが利用されるようになり、参加者が相互に交流しやすくなりました。
社内オンラインイベントを行うメリット
社内でオンラインイベントを行うことで、様々なメリットがあります。今回は4つご紹介します。
オンラインイベントで社内の活性化
1つ目のメリットは、社内の活性化です。リモートワークは出勤時間を短縮しあらゆる業務がオンラインで進められるようになったため、効率化が進みました。その一方、同じオフィスにいるからこそ発生するちょっとした雑談や、ランチを一緒に食べる機会などが失われています。そのため、社内の人間関係が希薄になっているケースも珍しくありません。
そんな中でオンラインイベントを開催することで、社員同士の相互理解が進み社内が活性化します。業務とは直接関係ないイベントを行うことで仕事以外の会話が生まれたり、ゲームを通してメンバーの人間性がわかったりという効果があります。
オンラインイベントで社員同士のつながり強化
2つ目のメリットは、社員同士のつながり強化です。特にチーム戦で行うゲームを通して、メンバー同士の関係性が強まります。
特にリモートワークでは同じ部署や同じグループのメンバーとは交流があっても、別の部署とはまったく関わらず、ほとんどやりとりがないケースも多いです。そんななかで日ごろは話す機会のない人とイベントを通してコミュニケーションすることで、新しい関係性が生まれます。
オンラインイベントなら場所を選ばずに参加しやすい
3つ目のメリットは、場所を選ばないことです。コロナ禍が落ち着いたとはいえ、2022年現在まだまだ予断を許さない時期が続いています。あまり大人数で一か所に集まり、密になるのは避けたいところです。
オンラインイベントなら各自が自宅などから参加できるため、こうしたリスクを抑えられます。コロナ禍に伴いオフィスを縮小して全員が集まるスペースがないという企業でも、無理なく開催が可能です。
オンラインイベントならリアルより費用が抑えられる
4つ目のメリットは、コストを抑えられることです。場所代がかからないため、費用も抑えやすいです。会場で使う機材の費用や社員の交通費などもかからないため、より低コストで行うことができます。
社内オンラインイベントの人気企画
社内オンラインイベントでは具体的にどのようなことをすれば良いのか、人気の企画を6つご紹介します。
クイズ大会
個人戦はもちろん、チーム戦にしても盛り上がります。新入社員が入って来て間もないタイミングで行う場合、テーマを会社にまつわる内容にすると、企業理解も深まり一石二鳥です。
ビンゴ大会
商品を用意することで、より盛り上がります。ビンゴカードはアナログのものをわざわざ輸送しなくとも、アプリなどを活用して開催が可能です。
イントロクイズ
音楽を一部分だけ流し、曲名を当てるゲーム。様々な年代の曲を選ぶことで、どの年齢層の社員も楽しむことができます。
オンライン飲み会
コロナが流行り出したころから頻繁に行われるようになった、オンライン飲み会。最近は事前にコースを選ぶだけでメンバーに料理とお酒のセットを郵送できるサービスも増えています。
ジェスチャーゲーム
一人が次々と出題されるお題をジェスチャーで表現し、他の人がお題を当てるゲーム。動きのあるゲームなので、非常に盛り上がります。
人狼ゲーム
村人チームと人狼チームにわかれ、お互いをだまし合うゲーム。役職を覚えるところだけ大変ですが、基本的には話し合いで進んでいくため、リモートでも無理なく開催できます。
ゲーミフィケーション
オンライン飲み会や交流会を開く時、「〇時までに〇〇をしてください」「〇〇さんに話しかけてください」といった指令を出し、それをクリアして得られるポイントを競います。ランキング上位者を表彰すると盛り上がるでしょう。
オンライン共同作業
離れた場所にいても同じ作業をすることで、一体感を持つことができます。例えばレシピを共有し食材を社員の自宅に配送して、オンラインでつなぎながら一緒に料理をするといった内容がおすすめです。
社内オンラインイベントの注意点
社内オンラインイベントは、しっかり準備を整えておく必要があります。そうでなければ「ぐだぐだ」状態になってしまい、盛り上がりません。以下の4つは必ず抑えておきましょう。
進行役を決めておく
誰がイベントを進めるのか、進行役を決めておく必要があります。進行役は、MCのように会話を進めたり、ゲームをする際はルール説明をしたりと、いわゆるホストのような役割を果たします。漫然としたオンラインイベントになることを防ぐため、仕切り役ははっきりさせておきましょう。
時間を決めておく
対面でのイベントは借りている場所の時間や終電など、時間の制約があります。しかしオンラインイベントはやろうと思えばいつまでもできるため、無駄に時間が延びがちです。そうなると満足度も下がり、みんなが「そろそろ終わりたい」と思いながら続けてしまうというケースもあるため、あらかじめタイムスケジュールは決めておきましょう。
通信環境やツールを確認しておく
オンラインイベントでよくあるのが、通信環境やデバイスなどの問題が発生し、なかなか入室できなかったり、途中で途切れてしまったりする人が出ることです。そのたびにイベントが中断すると盛り上がりに欠けるため、事前にどんな準備が必要かをメンバー全員に周知しておきましょう。
みんなが参加できる内容にする
オフラインであれば一部の人だけが盛り上がる瞬間があっても、それ以外の人は周りと雑談ができます。しかしオンラインイベントではそれができないため、全員を巻き込むことが重要です。そのため、例えば「人狼ゲームを開催するのに、ルールを知っている人が半分しかいない」といった状況は避けるようにしましょう。
オンラインイベント会社はどんなことをしてくれる？
社内オンラインイベントを開催するに当たり、「わざわざオンラインイベントの企画会社を入れる必要があるのか？」と疑問に思うかもしれません。もちろん、自社の社員だけでも開催することは可能です。しかしオンラインイベント企画を専門にしている会社に依頼することで、様々なメリットが生まれます。
オンラインイベントの企画・運営・配信
オンラインイベントは経験がなければ、意外とリソースが取られます。企画もゼロから「何をしよう」と考えると決まるまでに時間がかかりますし、その内容を実現するためにどんな準備が必要かもわかりません。自分なりにリサーチして開催しても、当日になって「あれが足りない」「これが出来ない」となってしまうことはよくあります。
そういった不手際を防ぎ、参加した社員が本当に満足できるイベントにするには、やはり専門知識と経験のあるオンラインイベント会社に依頼することがおすすめです。イベントの目的や予算を伝えるだけで、適切な内容を提案します。
また、当日の台本を作ったり、会場を手配したり、キャスティングをしたり、会場装飾をしたりといった部分もお任せ。当日の進行から配信、イベントの様子をまとめた動画の制作なども対応してくれます。尚、どこまで対応できるかは企業によるため、事前に任せたいことをリスト化しておきましょう。
オンラインイベントに適したツール、機材の選定
オンラインイベントに必要なツールと機材をすべて用意してもらえます。ちょっとした会議や少人数でのイベントであれば、いつもオンライン会議で使っているもので問題ないかもしれませんが、大人数で決められた時間でスムーズに行うには、やはりそれなりの準備が必要です。
イベントのメインとなるものの内容や参加人数、普段使っているツールなどをもとに、配信プラットフォームはどれを選べば良いのか、機材は何を準備すべきか、どこでレンタルできるのかなど対応してくれます。また、マイクやミキサー、スイッチャーなどの機材選定や使い方のレクチャーなども可能なため、専門知識を持つ社員がいない場合も問題ありません。
事故を防ぐ
オンラインイベントの企画運営をプロに依頼する最大のメリットは、事故を防げることです。一定のスキルや経験がなければ、配信中に音や映像が途切れてしまうリスクがあり、最悪の場合、再度接続ができず中止となることもあります。
しかしプロはそういったリスクを最大限排除しているだけではなく、もしもの時のためのバックアップ体制も万全です。何かあっても冷静にかつ迅速に対応してもらえるため、安心して当日の運営に集中できます。
全部任せることが出来る
社内オンラインイベントは開きたいが、とにかく準備はすべて任せたいという要望も叶えられます。反対に、企画などの準備段階は自社が中心となって行い、当日の運営だけをサポートしてほしいなど、オンラインイベント会社なら要望にあわせた対応が可能です。
初回はオンラインイベント企画会社に丸投げし、継続的に開くことでノウハウをため、少しずつ自社で内製化していくというやり方もできるでしょう。
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オンラインイベント会社を選ぶポイント
現在は数多くのオンラインイベント企画運営会社があり、中には残念ながら満足感が得られないイベントを開催している企業もあります。会社選びで失敗を避けるためには、以下の7つをチェックしましょう。
実績
最も重要なのは、これまでの実績です。その会社がどのようなイベントを企画・運営してきたのか、どのくらいの数のイベントを経験してきたのかなどは必ず調べておきましょう。
自社でやりたいことが決まっている場合、同じもしくは似たようなイベントの実績がある会社がおすすめです。一度経験していれば、どんな準備が必要か、どのような点に注意すべきかなどを具体的に提案してもらうことができます。
イベントの規模
オンラインイベントは大規模になると難易度が上がり、事前準備がより重要になります。そのため、あまり大人数のイベントは断っている会社もあります。
まず自分たちが開くイベントにどのくらいの人数が参加するのか、オンライン参加者とオフライン参加者の割合はどのくらいかなどを決めておきましょう。
イベントの種類
対応しているイベントの種類も確認してください。先に挙げたゲームを始め、入社式や内定者研修会、周年記念パーティなど、オンラインイベントにも様々な種類があります。
社外向けのウェビナーや株主総会、オンラインカンファレンスなど、自社のメンバー以外も参加する場合は特に事故の起きないよう、こういったイベントを取り扱った実績が豊富な会社がおすすめです。
予算内で対応可能か
イベントを行う上では予算が重要な要素になりますが、自社の想定している予算内で開催してもらえるかをチェックします。また、「この予算ですべての希望を叶えることはできないが、こういった工夫をすることで予算を抑えられる」など提案してくれる会社であれば、相談しながら進めることができるでしょう。
対応業務
一口にオンラインイベント企画会社と言っても、どこまで対応できるかは会社によって異なります。どんなイベントをするか企画段階からしっかりコミットしてもらえる会社もあれば、当日の運営に特化したオンラインイベント会社もあるので、どこまでを求めるか明確にしてから会社を選ぶようにしましょう。
参加者の事を考えてくれているか
自社でまかなうのではなくあえてオンラインイベント企画会社に依頼するのであれば、それなりのメリットが欲しいと思うのは当たり前です。ただこちらの言った通りに動くのではなく、参加者のことを考えて積極的に提案してくれるような会社を選べば、料金を払って依頼した意義が生まれます。
オンラインイベント会社「ビデオマッチング」について
弊社ビデオマッチングは、参加者に寄り添い社内オンラインイベントの成功に向け尽力します。熟練したスキルを持つ少数精鋭のメンバーで構成され、高い技術力を活かしてオンラインイベントの企画から運営をトータルサポートいたします。
社内オンラインイベントでは参加者全員が楽しめること、セミナーなどでは企業や商品の魅力をお届けすることをモットーに、スピード感を持って対応しています。
「初めての社内オンラインイベントで何をどうすればいいかわからない」というお客様には、そもそもどんなイベントを企画するか、当日の運営はどうするかなど徹底的にサポートし、「当日だけお任せしたい」といったスポットでのご要望にも対応しています。
ビデオマッチングが出来ること
ビデオマッチングでは、以下のすべてに対応しています。これ以外にも依頼したいことがあれば、どんなことでもお問い合わせください。
イベント制作
イベント内容を一から考案します。イベントの目的やお客様が達成したいこと、予算などを総合的にヒアリングし、企画、会場手配、装飾、キャスティング、演出、当日運営などすべてをお任せいただけます。
企画制作
キャンペーン設計やコンセプト設計に対応。具体的なイメージがなくとも、かけられる予算から逆算し、どんなことができるかこちらからご提案します。
他拠点同時開催イベント
東京と大阪や、日本と海外など遠方のイベントもリモートでサポートします。会場は離れていても一体感を持てるよう、様々な工夫を施します。
会場手配・準備
イベントの内容や予算にあわせ、適切な会場を手配します。数人の参加者しかいない小規模なイベントから、数百人規模のイベントまで対応。
配信環境の整備
オンライン会議で「電波が弱くて途切れてしまう」といったことは誰しも経験があるかと思いますが、そういったトラブルがないよう、インターネット回線をご用意します。バックアップ用に複数のルーターをご用意するため、ご安心ください。
視聴用特設ページ制作
より洗練された配信を行うには、視聴用特設ページが必要です。お客様の要望に合わせてカスタムし、「わざわざページを作ることでどんな効果があるのか」といったご相談にもお答えしますので、気になることがあれば何でもご質問ください。
配信中に使用する動画、バナーの制作
イベントの中で動画やバナーを流す場合、その動画の制作も対応します。デザインや音楽などのご希望をお伝えいただければ、それに合わせてクリエイターが一から作り上げます。
プラットフォームの選定
どのプラットフォームを使うかによって、イベントのクオリティが左右されることがあります。YouTubeやVimeo、Zoom、Microsoft Teamsなど、なぜそのプラットフォームがおすすめかというところから詳しく解説してご提案します。
スライド資料や動画の投影
イベント当日、内容にあわせてスライド資料や動画などを投影します。こうした作業は慣れていなければミスが起こってしまいますが、熟練したスタッフを派遣するので安心して進行などに集中いただけます。
テロップやBGMの挿入
配信に合わせてテロップやBGMを入れることができます。単なる配信ではなく非常に洗練された印象になるため、社外セミナーなどにもうってつけです。素材の制作から対応いたします。
動画のアーカイブ化
欠席者にイベントの内容を共有したり、参加しなかったお客様にセミナーの様子をお見せしたりするため、動画をアーカイブ化します。いかなるプラットフォームにも対応しているため、ご安心ください。最短で配信当日にデータをMP4形式にてお送りします。
YouTubeへのUP
配信した内容をアーカイブ化し、YouTubeにアップロードします。チャンネルのアイコンやヘッダーも合わせて作ることができるので、ご準備ができていない場合はご相談ください。
アーカイブ動画の編集
リアルタイムでは違和感がなくとも、動画にすると少しおかしな印象になることがあります。例えば「えー」と言って長い時間言葉が詰まってしまったり、進行を間違えてしまったりしたとしても、アーカイブ動画ではそういった部分をカットすることが可能です。
参加者アンケートの回収
イベントに参加した方に満足いただけたのか、アンケートを実施します。最短で配信から1営業日でお送りいたします。
内製化のサポート
2回目以降はお客様自身でオンラインイベントを企画から運営までできるよう、人材教育やマニュアル作成を行います。リモートでのサポートにも対応しているため、基本的には自社で回し、もしもの時のために当社のスタッフが遠隔で待機するといった体制構築も可能です。
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ビデオマッチングが選ばれる理由
ビデオマッチングでは企画段階からのサポートが可能です。「初めての社内オンラインイベントで何もわからないから、初歩的なところから教えてほしい」という方もしっかり支援いたしますので、ご安心ください。配信前の準備はもちろん、当日の運営や終了後の対応までプロジェクト全体を一気通貫で担当いたします。
また、私たちはお客様に合わせた配信方法と料金をご提案します。予算が見合わなければできませんとお断りするのではなく、どうすればできるかを考えます。プロジェクトを進めていくと当初の予定通りにいかないことも多々ありますが、常に柔軟に対応するのでお任せください。
そして、事故のない安心な運営をお約束します。オンラインイベントはそもそも、思わぬ事故が非常に起こりやすいものです。それを未然に防ぐには、とにかく入念に準備をするしかありません。
そして、もし不測の事態が起きてもすぐに対応できるよう、しっかりとシミュレーションすることが必要です。ビデオマッチングではこの2点を徹底しているため、他者に比べて圧倒的に事故が少なくなっています。
対応プラットフォーム
ビデオマッチングでは様々なプラットフォームに対応しています。ZoomとMicrosoft Teamsを中心に、bringhtcove、YouTube、Instagram、Cisco webex、Twitter、Facebook、vimeo、ニコニコ動画、eventos、EventHub、ON24などもご利用いただけます。
企画・運営・配信実績
当社では幅広いオンラインイベント、配信の実績があります。
事例1. 日本経済新聞社様
日本経済新聞社が主催する「NIKKEI全国社歌コンテスト」では、決勝戦と表彰式をライブ配信しました。
決勝進出企業のプレゼン、各企業の応援団からのメッセージ動画配信、表彰式の様子の配信、ゲストミュージシャンによる生演奏の配信など、3時間ほど円滑に運営。カメラワークやスイッチング、オペレーティングなど、複雑な操作を高い技術力で成功させた事例です。
当日の様子はこちら
事例2. 400F×GO様
400Fが主催したオンラインイベント「GO！」にて、お笑い芸人とのトークセッションを交えた自社サービスのPR発表イベントを配信しました。
YouTubeを活用したハイブリッド型配信で、お客様がいつも依頼しているイベント運営会社と連携。実施運営や既存の流れを残しつつ、効果的なアレンジを加え、参加者の方から「非常に面白く、観やすかった」という評価をいただきました。
400F×GOまとめ
今回は、人気オンラインイベント企画と、オンラインイベント企画会社の選び方について解説しました。オンラインイベントを成功させるには、企画段階から入念にプランを練ることが大切です。自社だけでは不安がある場合、ぜひプロへの依頼もご検討ください。
