Zoomウェビナーの知っておくべき機能とウェビナーの開催方法

ウェビナーの導入を検討している企業様はもちろん、すでに導入したものの「いまいち使いこなせていない」と感じている企業様、さらには「そもそも導入予定はない」という企業様にも、ぜひ読んでいただきたい内容です。

今回は、日本で最もシェアの高い Zoomウェビナー を中心に、そもそもウェビナーとは何か、そして企業はどのようにウェビナーを活用していけばよいのかを、実践的な視点で解説していきます。

ウェビナーに初めて触れる方も、すでに運用している方も、明日から活かせるヒントが得られる内容になっています。

そもそもウェビナーとは？

ウェビナーとは、「ウェブ」＋ 「セミナー」を組み合わせた言葉で、オンライン上で実施するセミナー全般を指します。コロナ禍をきっかけに急速に普及し、現在では商品紹介やユーザー向けトレーニング、採用イベント、社外向けカンファレンスなど、幅広い用途で活用されています。

ウェビナーが開催できるプラットフォームは複数あり、Microsoft Teams や Cisco Webex などでも提供されています。しかし、操作性・安定性・参加しやすさの観点から、最も使いやすく導入しやすいのが Zoomウェビナー です。

本記事では、この Zoomウェビナーを使って企業がどのようにウェビナーを活用できるのか、その具体的な方法とポイントを詳しく紹介していきます。

ウェビナーの開催にはZoomウェビナーがおすすめ

数あるウェビナーツールの中でも、特におすすめしたいのが Zoomウェビナー です。その理由は大きく4つあります。

1．導入しやすい価格帯で継続運用がしやすい

費用負担が比較的少なく、長期的にウェビナーを続けやすい点は中小〜大企業まで共通のメリットです。

2．登録〜アンケートまでの一連の操作が直感的で簡単

参加者登録、リマインド送付、配信、アンケート回収までがシンプルな画面で完結するため、担当者の負担が少なく、初めての方でも迷いにくい設計になっています。

3．高いセキュリティ

一時期「Zoomのセキュリティが心配」という声もありましたが、コロナ禍以降に大幅強化され、現在は企業利用にも耐えうる堅牢な仕組みが整っています。

4．圧倒的に安定した配信品質

回線が混み合う時間帯でも安定して配信できるため、視聴者の離脱を防ぎ、ストレスのない視聴体験を提供できます。

これらの点から、初めてウェビナーに取り組む企業も、すでに継続的にウェビナーを実施している企業も、Zoomウェビナーは最も扱いやすく効果を出しやすい選択肢といえます。

ZoomミーティングとZoomウェビナーの違い

まず前提として、ZoomミーティングとZoomウェビナーは契約プランが異なる別サービス です。

機能や想定される利用シーンが大きく違うため、リアルの場に例えると「会議」と「講演会」ほど役割が異なります。

1. ミーティングは“会議”、ウェビナーは“講演会”

Zoomミーティングは、社員同士の会議のように 双方向コミュニケーション を前提としています。

参加者は次のような操作が自由です：

・自分の表示名を変える
・マイク・ビデオのオン／オフ
・画面共有
・発言やディスカッションへの参加

つまり、デスクに名札が置いてあり、自由に書き換えたり参加したりできる「会議」の状態に近いと言えます。

一方、Zoomウェビナーは 主催者（ホスト）側が参加者の操作権限を完全にコントロール します。

・名前変更不可
・マイク・ビデオ操作不可
・画面共有不可

参加者は “視聴のみ” に限定されるため、リアルの講演会に近い構造です。

2. 一方通行だが、視聴者参加型機能は使える

ウェビナーは基本的に一方向ですが、ホストが設定していれば以下の機能を使うことができます：

・アンケート（終了後に回答可能）
・投票機能（セッション中に参加可能）

そのため、視聴者に参加してもらいながら進める「インタラクティブな講演会」のような運営が可能です。

3. 取得できる参加者データが大きく違う

Zoomミーティングでも大規模（〜1,000名）配信はできますが、URLさえ知っていればZoomアカウントなしで参加できるため、参加者情報を正確に把握できません。

一方、Zoomウェビナーでは：
・名前
・メールアドレス
・会社名
・役職 など

参加必須情報として設定できる ため、以下のメリットがあります：

・競合の参加を事前に把握・除外できる
・参加者属性を踏まえ内容を調整できる
・フォローアップ（営業）に活用しやすい
・マーケティングオートメーション（MA）との連携がしやすい

つまり、ウェビナーは「マーケティングのために誰が来たかを把握したい」「商談につなげたい」という企業にとって必須の選択肢と言えます。

Zoomウェビナーの料金プラン

Zoomウェビナーは有料プランに入った上で更に追加で加入する必要があります。人数規模によってだいぶ価格が違ってくるので、自社がどれくらいの規模のイベントを行うのか、使い方によってプランをよく検討しましょう。

Zoomウェビナーのプランを活用するには

Zoomウェビナーは、主に セミナー・カンファレンス・シンポジウム など、企業や団体の公式イベントに向いています。近年ではコロナ禍の影響もあり、株主総会や採用説明会 といった用途でも広く利用されています。

プラン選びのポイント

ウェビナーの利用頻度や規模に応じてプランを選ぶことが大切です。

・年に1回だけの利用
→ 月額プランでも十分対応可能です。

・定期的に開催する場合
→ 年額プランの方が割安になり、長期運用に適しています。

実際の例

・年1回の株主総会（参加者数：数百名程度）
→ 500名プランの月額契約で対応可能。

・毎月の採用説明会（参加者数：数千人規模）
→ 1,000～3,000名規模の年間プランを選ぶと効率的。

また、大規模展示会やWebサミット、オンラインフェスなどのセミナー配信にもウェビナーは活用されており、イベントの規模や目的に合わせてプランを柔軟に選ぶことが成功のポイントです。

Zoomウェビナーの知っておくべき機能と使い方

Zoomウェビナーには、セミナー運営をスムーズにするための多彩な機能が備わっています。

Zoomウェビナーの基本役割

ここでは、ホスト・共同ホスト・パネリスト・参加者それぞれの役割をわかりやすく解説します。

ホスト

・ウェビナーの開催権利あり
・共同ホスト、パネリスト、参加者を招待設定可能
・開催したウェビナーの全ての管理権限を所有
・ウェビナーの開始/停止を行える
・参加者の管理を行える
・共同ホストに与える権限の設定を行える
・各ウェビナーにホストは1人

共同ホスト

・ホストの所有権減の大部分を共有可能（ホストの業務をサポートできる）
・参加者の管理
・参加者/パネリストのビデオ・マイクのON/OFF
・録画の開始・停止など
・ライブストリーム、ウェビナーの開始/停止は不可

パネリスト

・セミナーの講演者・発表者、ディスカッション形式の演者など
・画面共有、ビデオ・マイクのON/OFF
・ホストから「パネリスト」の権限をもらう必要あり。（ホストがパネリストの権限を一部無効にすることも可能）

参加者

・視聴のみ

ホストの設定により使用可能な機能

・手挙げ機能
・Q＆A機能
・チャット機能
・投票機能
・顔は映せないが、話すことはできる
※OFFの場合視聴者にアイコンが表示されない

実践セッション

実践セッションは、ホスト・共同ホスト・パネリストがウェビナーをリハーサルできる機能 です。参加者視点での見え方や操作を確認できるため、本番前に必ずチェックしておきたいポイントです。

・実践セッションに参加できるのはホスト、共同ホスト、パネリストのみ
・参加者としての見え方を確認したい場合は、「役割の変更」で誰かを参加者に変更してチェック
・事前にパネリストや共同ホストを招待しておかないと、実践セッションに入れません

実践セッションの設定方法

1．Zoomのマイページにサインインする
2．左メニューのウェビナーをクリックするかすでにスケジュールされたウェビナーのタイトルをクリック
3．このウェビナーの編集をクリック
4．ウェビナーオプションの「実践オプションを有効にする」にチェックを入れる
5．保存ボタンをクリックする

実践セッション中の注意点

・参加者がウェビナーに参加しようとすると、「お待ちください、ウェビナーはまもなく開始します」 の画面で待機
→ 待機中の人数は把握できません

・ホスト画面上部の 「ウェビナーを開始する」 をクリックすると、実践セッションは終了して本番が開始されます
→ 一度本番を開始すると、実践セッションには戻せません

チャット機能

Zoomウェビナーでは、ホストが許可することでチャット機能を利用可能 になります。

チャット機能を活用することで、参加者とのやり取りや質問対応を柔軟に行えます。

ホストの操作

・ホストは、参加者全員にチャットを送信可能
・チャット機能の制限はウェビナーのタイプや設定により自由に変更可能

参加者が利用できるチャット範囲の例

・ホストとパネリストのみ
・ホスト・パネリスト・全員に一斉送信
・個別送信

注意点

・チャットを自由に許可すると、場合によっては発言が荒れる可能性があります
・クライアントや運営方針に応じて、必要に応じてチャット機能をオフにすることも検討しましょう

Q＆A機能

Q&A機能は、参加者がホストやパネリストに直接質問できる機能 です。チャット機能と混同されやすいですが、別の機能でボタンの位置も異なります。事前にホストやパネリストが操作方法を参加者に説明しておくとスムーズです。

Q＆A機能の設定方法

1．Zoomマイページにサインイン（事前登録が必要）
2．ウェビナーをスケジュールする際に「質疑応答」 にチェックを入れて保存

ウェビナー中は、ホスト・パネリスト画面下部のQ&A吹き出しマークをクリックすると、質問と回答のポップアップウィンドウが開きます。右上の歯車マークから詳細設定も可能です。

Q&A機能の操作方法

・質問が届くと、Q&Aボタンに 赤い数字 が表示されます。
・質問は「開く」「応答済」「却下」に分類されます。
　　　・開く：未回答の質問を表示
　　　・応答済：回答済の質問（参加者には表示される場合あり）
　　　・却下：回答しない質問を削除（参加者には見えない）

回答方法

1．LIVEで回答：ウェビナー中に口頭で回答
2．回答を入力：テキストで回答
　　・「応答済」に入ると、全参加者が質問と回答を閲覧可能
　　・「プライベートに送信」にチェックを入れると、該当者だけが回答を閲覧可能

質問の削除・却下

・質問者右の3点リーダーから 「却下」 または 「削除」 を選択可能
　　　・却下：一時保留として使える（後で戻せる）
　　　・削除：完全に削除され、戻せない
・いずれも参加者には非表示

アンケート機能

アンケート機能は、ウェビナーが有意義だったかを確認したり、次回の改善につなげるためのツール です。使いこなすと、参加者の声を効率的に収集でき、ウェビナー運営に大きく役立ちます。

アンケートの事前設定

1．Zoomにサインイン
2．左メニューの 「設定」 をクリック
3.「ミーティングについて（基本）」から 「ウェビナーアンケート」 のトグルをオン
　　・ミーティングで使用する場合は 「ミーティングアンケート」 のトグルをオン
※これでZoom内でアンケートの設定が可能になります。

サードパーティのアンケートも利用可能です。
事前に作成したアンケートを設定しておけば、ウェビナー終了後に参加者が自動的にアンケートページに移動します。

アンケートの準備が出来たらZoomウェビナーをスケジューリングしておきます。スケジューリングしたウェビナーを開いてアンケートを設定する方法は下記の通りです。

アンケートの設定方法

1．スケジューリング済みのウェビナーを開く
2．設定下部の「アンケート」をクリック
3．画面が切り替わったら 「＋サードパーティのアンケートを利用します」 をクリック
4．ポップアップに使用したいアンケートのURLを貼り付けて保存
5．プレビューで内容を確認
6．アンケートオプションで設定を調整
　　・ウェビナー終了時にブラウザで表示：チェックを入れると終了後に自動表示
　　・フォローアップメールにリンクを表示：チェックを入れると、ZoomのフォローアップメールにURLが含まれる

新規アンケートの作成方法

1.「新規アンケートを作成」 をクリックするとポップアップが表示され、アンケート作成画面が開きます。
2．アンケートの タイトルや設問 を決め、回答方法を選択
　　　・単一回答
　　　・複数回答
　　　・レーティングスケール
　　　・自由記述
　　　※選択肢は最大100個まで追加可能
3．設問に 必須チェック を入れると、回答しないと次の設問に進めなくなります
4.「ドロップダウンとして表示」にチェックを入れると、選択肢がドロップダウン形式に
5．右下の コピー・削除アイコン で設問の複製や削除が可能
6．保存横の 3点リーダー から
　　　・「質問に匿名で答えることに許可します」にチェック → 全ての回答が匿名扱いになります
7．アンケートは最大50問まで作成可能

アンケートのレポートデータ

アンケートのデータはCSVファイルとしてダウンロードし、確認できます。

レポート作成手順

1．ウェビナー終了後、Zoomにサインイン
2．左メニューの 「アカウント管理」 から 「レポート」 をクリック
3．ウェビナーを選択
4．上部の ステップ1：レポートタイプの選択 で 「アンケートレポート」 をクリック
5．ステップ2：ウェビナーを選択 で該当のウェビナーをクリック
6．ステップ3：レポートの作成 で青いボタン 「CSVレポートを作成」 をクリック
7．ダウンロードしたCSVを開くと、
　　　・参加者アカウント情報（Zoomウェビナーにサインインしたユーザー名・メールアドレス）
　　　・回答内容が確認できます

投票機能

投票機能は、アンケートがウェビナー終了後に実施されるのに対し、ウェビナーの途中で参加者に意見や理解度を確認できる機能 です。

ウェビナー形式では参加者が一方通行になりやすく、集中力が続かないこともあります。

そんなときに投票機能を活用すると、
・ちょっとしたクイズを挟む
・ここまでの理解度を確認する
・後で統計として活用する
といった使い方が可能です。

投票機能を使うには、事前にマイページで投票内容や設定を準備しておく必要があります。

投票機能の作成方法

1．Zoomマイページの設定で 「ウェビナーの投票/クイズ」 オプションが有効になっていることを確認
2．新規ウェビナーを作成するか、スケジューリング済みウェビナーの管理画面を開く
3．ページ下部の 「投票」 をクリック
4．青いボタン 「作成」 をクリックすると、投票内容を設定するポップアップが表示
5．投票内容を入力
　　　・質問タイトル
　　　・投票項目
　　　・単一選択／複数選択の設定も可能
　　　・投票内容を作成後、保存ボタン をクリック
6．投票項目は 追加・削除 が可能
7．左下の 「匿名」 にチェックを入れると、参加者は匿名で投票可能
8．制限
　　　・大見出しの投票項目：最大25セットまで
　　　・1セット中の質問数：最大10問

投票機能の利用方法

1．ウェビナー画面下部の 「投票」 を選択
2．ポップアップウィンドウが開いたら、右下の青いボタン 「開始」 をクリックして投票を開始
3．投票中は以下の情報が表示されます
　　　・投票開始からの経過時間
　　　・投票数
　　　・投票の比率
4．投票を終了する場合は、右下の赤いボタン 「投票を終了」 をクリック
5．投票後、「結果の共有」 をクリックすると、ホスト以外の参加者にも結果を表示可能
6．投票の共有を終了する場合は、右下の赤いボタン 「共有を停止」 をクリック
7．投票結果は CSVファイルでダウンロード して確認することも可能

画面共有

Zoomウェビナーでは、ホスト、共同ホスト、パネリストの権限を持つ人が画面共有を行うことができます。

レポート作成

Zoomウェビナーでは、ホストは アンケートや投票の結果 をCSVでダウンロードできるだけでなく、さまざまなタイプのレポートを作成可能です。

主なレポート種類

・登録レポート
登録が有効なウェビナーにおける登録者リストと詳細情報を確認できます。

・参加者レポート
実際に参加した各参加者の詳細情報を表示します。

・パフォーマンスレポート
参加率、Q&A数、ウェビナーの所要時間など、実績データを確認できます。

・Q&Aレポート
参加者からの質問とホスト・パネリストの回答内容を一覧で確認できます。

・投票レポート
ウェビナー中に実施した投票の結果を表示します。

・アンケートレポート
ウェビナー終了後のアンケート結果を確認できます。

ウェビナーの開催手順・使い方

Zoomウェビナーを開催するには、まず Zoomのプロ以上の有料アカウント に契約していることが前提です。さらにウェビナー機能を利用するには、 Zoomウェビナーの追加オプション に加入する必要があります。

ポイントは以下の通りです。

・無料ユーザーから直接ウェビナープランには加入できません。
・まず有料プランに加入したうえで、ウェビナープランを追加する必要があります。
・すでに500人規模のウェビナープランに加入している場合、1,000人規模に変更するには、既存のアカウント権限で設定を変更する必要があります。 

ウェビナーのスケジューリング方法

1．ウェビナーを利用できるアカウントでZoomのマイページにサインイン し、左メニューから 「ウェビナー」 をクリックします。
2．画面右上の 「ウェビナーをスケジュールする」 を選択してスケジュール設定を開始します。3．以下の項目を上から順に設定します。
　　　・トピック：ウェビナーのタイトル
　　　・説明：概要や目的
　　　・テンプレートの使用（必要に応じて）
　　　・開催日時・所要時間・タイムゾーン
　　　・定例開催ウェビナー（繰り返し開催する場合）
4．登録の設定
　　　・「登録」にチェックを入れると、参加者はZoom生成の申込フォームに入力する必要があります。
　　　・誰が参加するか把握できるため、セキュリティが向上します。
5．パスコードの設定
　　　・「パスコード」にチェックを入れると、参加者は入室時にパスワードを入力する必要があります。
　　　・これもセキュリティの強化につながります。
6．ビデオ・音声設定
　　　・必要に応じて、ホスト・パネリスト・参加者のビデオや音声の設定にチェックを入れます。

スケジューリング詳細設定

ウェビナーをスケジューリングする際、基本項目に加えて以下の設定を行うことで、より安全でスムーズな運営が可能です。

1．Q&A機能の有効化
・「質疑応答」にチェックを入れると Q&A機能 が使用可能になります。
・参加者からの質問を管理・回答できるため、双方向性の高いウェビナー運営が可能です。

2．実践セッションの有効化
・「実践セッションを有効にする」にチェックを入れると、ホストやパネリストだけでリハーサル を行えます。
・実践セッションはスケジューリング時に有効化しておく必要がありますが、後から設定を変更して参加することも可能です。
・ウェビナー成功のため、事前に念入りなリハーサルをおすすめします。

3．画面・ビデオ設定
・「画面共有にHDビデオを有効にする」：ビデオ画質を上げられますが、データ通信量が増えるため注意が必要です。

4．参加者認証・制限
・「参加時に認証を求める」：Zoomアカウントを持つ参加者のみ入室可能。
・「特定の地域/国からのエントリーを承認またはブロックする」：指定した国の参加者を制限できます。

5．録画設定
・「ウェビナーを自動的にレコーディングします」：開始と同時に録画されます。保存先は ローカルコンピュータ または クラウド を選択可能。

6．その他の設定
・招待状、メール設定、ブランディング、詳細設定もこの画面で可能です。

7．テンプレートとして保存
・設定完了後、管理画面下部の 「テンプレートとして保存」 ボタンをクリックすると、ウェビナー設定をテンプレート化できます。
・マイページのウェビナー「テンプレート」に保存され、今後同じ内容でウェビナーを開催する際に便利です。

8．定例開催ウェビナーの設定
・スケジュール画面の「定例開催ウェビナー」にチェックを入れると、開催頻度を設定できます。
・定例開催は最大50回まで設定可能です。

9．参加者の招待方法
・事前登録なしの場合：一意のURLが表示され、参加者に共有します。
・事前登録制の場合：申込フォームのリンクが表示され、参加者に共有します。
・参加者が申込フォームに入力すると、登録者への 確認メール が自動送信されます。
・必要に応じて、指定日時に リマインドメール を送信することも可能です。

10．申込フォームのカスタマイズ
・タイトルの編集や任意の バナー・ロゴの設定 が可能で、企業ブランディングを反映できます。

全ての設定、リハーサルが終わったら画面上部の「開始」ボタンを押してウェビナーを始めましょう。

Zoomウェビナーに関するQ＆A

Q1．パネリストが画面をONにできない

A1.　ウェビナーでは参加者のカメラは初期設定でOFFになっています。

パネリストが画面をONにするには、ホストがパネリストに昇格させる必要があります。または、パネリストを共同ホストに設定することでも画面ONが可能です。または、パネリストを共同ホストとすることでも画面をONにすることが可能です。

Q2.  全員にスポットライトを当てられない

A2. Zoomウェビナーでは、スポットライトは最大9人まで設定可能です。

スポットライトができない場合は、対象者のカメラがOFFになっていることが原因かもしれません。ホストからカメラONをリクエストするか、Zoomのバージョンが古い場合は最新バージョンにアップデートしてください。

Q3. Teamsなど他のプラットフォームとの違いは？

A3. Zoomウェビナーは配信の安定性が高く、操作が直感的で初心者でも扱いやすい点が特徴です。

価格も比較的導入しやすく、少人数から大規模まで幅広く対応可能です。

Q4. Zoomウェビナーを使ったことがないが、どれくらいで使えるようになるか？

A4. 最低限の基本操作を覚えれば、2回目以降は迷わず開催可能です。

実践セッションやリハーサルを行えば、より安心して本番に臨めます。

Q5. Zoomは安全じゃないと聞いたことがあるが、セキュリティは大丈夫か？

A5. コロナ禍で利用者が増えたことを受け、Zoomはセキュリティを強化しています。

まとめ

ミーティングからウェビナーにグレードアップすることで、これまで難しかった運用も可能になります。例えば、講師が地方を回っていたセミナーも、1会場から全国規模で配信できるようになります。社員研修も東京に集めずに、全国の営業所や事務所に向けて効率的に実施することが可能です。

ウェビナーの導入を迷っている場合は、ぜひ一度弊社ビデオマッチングまでご相談ください。