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【ウェビナー実績100件以上のプロが教える】ウェビナーの使い方を徹底解決!

現在ウェビナーを導入しようか迷っている企業様、または導入したもののウェビナーの使い方がわからない企業様、または全く導入を考えていない企業様でもきっとウェビナーを使いこなしてみたくなる、そしてお悩みを解決できる記事をお届けします。

今回は日本で最もシェア率の高いZoomウェビナーについて解説します。

そもそもウェビナーとは?ウェビナーを企業の中でどう活用していったらよいか、使い方について説明します。 

ウェビナーとは?Zoomウェビナーの使い方を紹介

ウェビナーとは?

ウェビナーとはウェブ上で行われるセミナーの総称です。セミナー以外にもコロナ禍で様々なシーンで使われるようになりました。Zoom以外でもMicrosoft TeamsやCiscoでもウェビナーの機能を提供していますが、圧倒的にZoomが便利でおすすめなプラットフォームなので、Zoomウェビナーの活用方法についてご紹介します。

ウェビナーの開催にはZoomウェビナーがおすすめ

なぜ、ウェビナーの開催にZoomがおすすめなのかと言うと、継続しやすい費用の安さ、登録からアンケートまで一通りの手順が簡単で直感的に出来ること、セキュリティが高いこと、圧倒的な配信の安定性が挙げられます。一時期セキュリティに対して不安視されておりましたが、コロナ禍に強化されました。

ZoomミーティングとZoomウェビナーの違い

まず、大前提として料金プランの契約状態が違います。使い方としては、もしもリアルな場であれば、会議と講演会を比較していただくのが一番わかりやすいでしょう。自分の机の上に名札が置いてあったとして、Zoomミーティングでは自由に自分の名前を書き替えることもできますし、マイクやビデオのオンオフも自由です。

画面共有も各自が行うことができ、リアルな会議でディスカッションするように双方向性があるのに対し、Zoomウェビナーは一方通行で、名前の書き替え、マイク、ビデオのオンオフ、画面共有全てがホストにコントロールされており、参加者は視聴することしかできません。

その代わり、ホストが設定さえしていれば、アンケート機能に回答したり、投票機能に参加したりすることができます。

また、Zoomミーティングでも1,000人を超えるウェビナーを行うことは可能ですが、URLさえ知っていれば、ZoomのIDを持っていない人でも参加できるため、参加者の情報を全て把握することが出来ません。

しかし、Zoomウェビナーであれば、参加者の名前やメールアドレスを参加の必須条件にできるため、競合他社の参加を事前に把握または排除したり、参加者の属性を事前に知っておくことが出来たりするため、内容を精査して事前にウェビナー内容を変更したり、参加者の属性に沿ったウェビナーを開催したりすることが可能です。

Zoomウェビナーの料金プラン

Zoomウェビナーは有料プランに入った上で更に追加で加入する必要があります。人数規模によってだいぶ価格が違ってくるので、自社がどれくらいの規模のイベントを行うのか、使い方によってプランをよく検討しましょう。

Zoomウェビナーのプランを活用するには

ウェビナーが向いているのはセミナーやカンファレンス、シンポジウムなどです。最近ではコロナ禍ということもあって株主総会や企業の採用説明会などでも採用されています。年に1度きりの利用でしたら月額プランでもよいかと思いますが、定例で行うのであれば年額プランの方が多少お安くなります。

最近は東京ビックサイトで行われる大きな展示会のセミナーなどもウェビナーで配信されています。Webサミットやフェスなども増えてきました。

例えば、年に1度の株主総会で参加人数も数百人程度なら500人の月額プランで良いでしょうが、毎月採用説明会をしていて何千人も応募があるような企業様でしたら、1,000人~3,000人の年間プランを選んだ方がよいでしょう。

定例でセミナーを行う企業様も人数の規模によってプランは変わりますが、年間プランの方がお得です。

Zoomウェビナーの知っておくべき機能と使い方

ホスト・共同ホスト・パネリスト・参加者

ウェビナーに参加する各役割の呼び方です。

ホスト

各ウェビナーにホストは1人

共同ホスト

共同ホストのできないこと

パネリスト

ホストから「パネリスト」の権限をもらう必要あり。(ホストがパネリストの権限を一部無効にすることも可能)

参加者

ホストの設定により使用可能な機能

※OFFの場合視聴者にアイコンが表示されない

実践セッション

実践セッションとはホストとパネリスト権限を持つ人がZoomウェビナー上でリハーサルや確認を行える機能です。

実際に実践セッションに参加できるのはホストや共同ホスト、パネリストだけなので、参加者にどう見えているのか確認しておく必要があります。参加者は「役割の変更」で作ることができるので、誰かを参加者に変更して確認します。

事前にパネリストや共同ホストを招待しておかないと実践セッションに入れないので、招待を忘れないように注意しましょう。

実践セッションの設定方法

実践セッション中にウェビナーに参加しようとしてきた参加者は「お待ちください、ウェビナーはまもなく開始します」という画面で待機することになります。何名が待機しているのか把握することはできないため注意しましょう。

ホスト画面の上部にある「ウェビナーを開始する」をクリックすることで実践セッションが終了し、ウェビナーが開始されます。一度ウェビナーを開始してしまうと実践セッションに戻すことはできません。

チャット機能

ホストが許可することでチャット機能を使えるようになります。ホストは全員に対してチャットを送ることが可能ですが、制限により参加者はホストとパネリストのみに送れる、ホストとパネリスト、全員に一斉に送れる、個別に送れるなど様々です。ウェビナーのタイプによってホスト側が決定します。

チャット機能を許可しておくことで、荒れてしまう場合もあるのでクライアントなどの要望で機能をオフにすることもあります。

Q&A機能

Q&A機能とは出席者がホストやパネリストに直接質問できる機能です。Q&A機能とチャット機能を勘違いする方が多いようですが、別物で、ボタンの位置も違うので、ホストやパネリストが参加者に事前に説明してあげると親切です。

Q&A機能の設定方法

Zoomマイページにサインインして事前登録が必要です。

ウェビナーをスケジュールするときに「質疑応答」にチェックボタンを入れて保存します。

ホスト・パネリスト画面下部のQ&A吹き出しマークをクリックすると、質問と回答のポップアップウィンドウが開き、右上の歯車マークをクリックするとQ&Aの設定ができます。

ウェビナー中のQ&A機能の見え方

ホスト、共同ホスト、パネリストは出席者から質問がくるとQ&Aボタンに赤い数字が表示されます。投稿された質問は「開く」「応答済」「却下」とページ分けされます。「開く」では未回答の質問が全て表示され、「応答済」は回答済の質問、却下された質問が参加者にはわからないようになっています。

回答するには「LIVEで回答」と「回答を入力」の2つの方法があります。「LIVEで回答」はウェビナー中に口頭で回答します。

回答する質問をクリックし完了ボタンを押すとその質問は応答済になり、質問内容を閲覧できるようになりますが、「応答済」に入りません。回答を入力した場合は、「応答済」に入り、全ての参加者が質問と回答を閲覧することができます。

入力する際、「プライベートに送信」にチェックを入れて送信すると該当の質問者だけに回答が送られ他の参加者は質問内容を含め閲覧することができません。

「却下」は回答しない質問を削除するときに使います。質問者の右側にある3点リーダーをクリックすると「却下」と「削除」を選択することができます。

却下を押すと却下ページに移動されますが、戻すことができるため回答一時保留として使うこともできます。削除してしまうと戻すことができません。どちらを選択しても参加者にはわからないようになっています。

アンケート機能

アンケート機能はこのウェビナーが有意義だったか?など次回に繋げられる有益なツールです。これも使いこなすと大変便利な機能です。

アンケートの事前設定

Zoom にサインインして左メニューの設定をクリックします。「ミーティングについて(基本)」から「ウェビナーアンケート」のトグルをオンにします。

(ウェビナーでなくミーティングで使う場合はミーティングアンケートのトグルをオンにします)これでZoomにアンケートの設定ができるようになります。

サードパーティのアンケートも設定可能です。あらかじめ作成しておいたアンケートをZoomに設定してZoomを終了したときに出席者が自動的にアンケートページに移動するようにできる機能です。

アンケートの準備が出来たらZoomウェビナーをスケジューリングしておきます。

スケジューリングしたウェビナーを開いてアンケートを設定する方法は下記の通りです。

新規アンケートの作成方法

アンケートのレポートデータ

アンケートのデータはCSVファイルとしてダウンロードし、確認することができます。

投票機能

アンケートは最後に表示されるのに対し、投票機能はウェビナーの途中で使うことができる非常に便利な機能です。

ウェビナー形式であると、参加者は一方通行になりがちで、集中力が続かなくなることがありますが、そんな時にちょっとしたクイズを挟んでみたり、ここまでの理解度はどの程度か聞いてみたり、のちの統計としても使うこともできます。

投票機能を使うにはマイページ内で投票内容や投票設定をしておく必要があります。

作成方法

投票機能の利用方法

画面共有

Zoomウェビナーでは、ホスト、共同ホスト、パネリストの権限を持つ人が画面共有を行うことができます。

レポート作成

ホストはアンケートや投票の結果をCSVでダウンロードできると先に述べましたが、他にも色々なタイプのレポートをダウンロードすることができます。

登録レポート:登録が有効なウェビナーで、登録者のリストとその詳細情報を表示します。
参加者レポート:各参加者の詳細を表示します。
パフォーマンスレポート:参加率、Q&A数、所要時間など、ウェビナーの実績を表示します。
Q&Aレポート:ウェビナー視聴者からの質問と回答を表示します。
投票レポート:ウェビナー実施中に行なった投票の結果を表示します。
アンケートレポート:ウェビナー終了後のアンケート結果を表示します。

ウェビナーの開催手順・使い方

まず、ウェビナーを行うにはZoomプランのプロ以上のアカウントに契約していることが大前提です。ウェビナーを使うためには更にZoomウェビナーの追加オプションに加入しなければなりません。

無料ユーザーからいきなりウェビナープランに入ることはできず、有料プランに入ったうえで、ウェビナープランを追加する必要があります。

もし、すでに500人のウェビナープランに入っていて1,000人のプランに変更したい場合は、500人のプランに登録したユーザーの権限で1,000人のウェビナー設定をする必要があります。 

ウェビナーのスケジューリング方法

スケジューリング詳細設定

先にも触れましたが、実践セッションはスケジューリング時に機能を有効にしておかなければなりません。後から変更して入れることも可能です。ウェビナーを成功させるためにも是非念入りにリハーサルをしておきましょう。

参加者を招待するには事前登録制ではない場合一意のURLが表示されます。事前登録制の場合は申込フォームのリンクが表示されるので、いずれかのURLを参加者に共有します。

事前登録制にしておくと、お客様が申込フォームに入力すると登録者への確認メールが送信されます。参加者やパネリストに指定した日時にリマインドメールを送ることも可能です。

申し込みフォームのタイトルを編集したり、任意のバナーやロゴを設定したりブランディングすることもできます。

全ての設定、リハーサルが終わったら画面上部の「開始」ボタンを押してウェビナーを始めましょう。

Zoomウェビナーに関するQ&A

Q1.パネリストが画面をONにできない

A1. ウェビナーでは参加者のカメラはOFFに設定されています。パネリストの画面をONにするにはホストがパネリストを昇格させる必要があります。

または、パネリストを共同ホストとすることでも画面をONにすることが可能です。

Q2. 全員のスポットライトができない

A2. Zoomウェビナーでは9人までスポットライトを当てることが可能です。スポットライトができない原因の1つにカメラをONにしていないことが考えられます。

ホストからカメラのONをリクエストしてみましょう。また、使用しているZoomのバージョンが古いことも考えられますので、この場合はZoomの公式サイトから最新バージョンをダウンロードしてみてください。

Q3. Teamsなど他のプラットフォームとの違い

A3. Zoomウェビナーが圧倒的に優れているのは、配信(回線)が安定している点です。また初心者でも使いやすい操作性や、価格設定も比較的安価で導入しやすいところです。

Q4.Zoomウェビナーを利用したことがないがどれくらいで使えるようになりますか?

A4. Zoomウェビナーは簡単に操作できるため、最低限の機能を覚えれば2回目以降はあまり難しいことを考えずに開催することができます。

Q5.Zoomは安全じゃないと聞いたことがあり、セキュリティ心配が心配です

A5. Zoomはコロナ禍で利用者が増え、セキュリティを重点的に強化したのでとても安全なツールです。

ミーティングからウェビナーにグレードアップすることで、今までできなかったことがたくさんできるようになります。講師が地方を回っていたセミナーなども1会場で全国規模開催することが可能になります。

社員研修なども東京会場に集めず、全国の営業所や事務所に配信することができます。まだ導入を迷っているようでしたら、是非一度弊社にご相談ください。