オンラインイベントの企画運営方法と事例で学ぶ成功するポイント
コロナ禍でオンライン化が進み、企業はこれまでと違った形でイベントを企画する必要が出てきました。
もしもあなたがオンラインイベントの企画運営担当を任されたら、どのような企画にしようか、どうやって成功させようか、大変悩むと思います。
今回はそんな悩みを少しでも解消できるように、オンラインイベントを成功させるノウハウを実際の事例とともにご紹介します。おすすめのツールについても触れているので、ぜひ参考にしてください。
目次
オンラインイベントとは
オンラインイベントとひとくくりに言っても、目的や相手、規模によって様々なパターンがあります。コロナ禍で流行ったオンライン飲み会もオンラインイベントのひとつです。
オンラインイベントとは、オンライン上で期間や日時を限って開催されるイベントのことで、ZoomやMicrosoft Teamsなどのオンライン会議サービスが使われることが一般的です。
動画配信サービスやイベントに特化したツールが使われる場合もあります。人数の規模も幅広く、無料・有料と様々な種類があり、今後はリアルとオンラインのハイブリッド型が主流になってくるでしょう。
オンラインイベントのメリットとしては、大規模な会場を手配する必要がなく、コストが大幅に削減できることです。参加者は日本どころか世界中から参加できるため、時間さえ調整すればより多くの人に参加してもらうことが可能になります。
コロナ禍でコンサートが軒並みできなくなり、やむを得ず配信に切り替えたアーティストが増えましたが、イベント人数の制限が解除されても彼らは配信をやめませんでした。全国のファンが配信で参加することによって、より興行収入が得られることに気付いたからです。
逆にデメリットは、配信・通信環境の安定性を整備しなくてはいけないことと、セキュリティに十分注意しなくてはいけないこと。また、オンラインという性質上、離脱してしまう人も出てしまう可能性があるということです。
オンラインイベントの企画例
社内向けオンラインイベントの企画例
- オンライン表彰式
- オンライン社員総会
- オンラインランチミーティング
- オンラインスポーツイベント
- オンライン懇親会
- 公開講座、セミナー など
社外向けオンラインイベントの企画例
- オンライン株主総会、決算説明会
- ビジネス向けセミナー（ウェビナー）
- オンラインカンファレンス
- 展示会、製品発表会
- 採用向け会社説明会 など
ここからは具体的な事例をご紹介します。
社内向けオンラインイベントの事例
オンライン表彰式
社内の営業成績や、KPI達成率などで表彰を行う慣習のある会社は多いでしょう。コロナ前なら年に1度都内のホテルに全国の支店から集まって行っていたものを、1つの会議室から行うことができます。
日本経済新聞社は、「NIKKEI全国社歌コンテスト」の決勝戦と表彰式をZoomを使ったオンラインによるライブ配信で開催しました。
引用：NIKKEI全国社歌コンテスト決勝戦・ 表彰式ライブ配信
当日の会場は自社の日経ホールですが、会場は配信スタッフのみ。
Zoomを活用し、決勝進出企業10社のプレゼン、各企業の応援団によるメッセージ動画の配信、表彰式の様子はもちろん、最後にはゲストミュージシャンによる生演奏など、盛りだくさんな無観客イベントでした。
オンライン社員総会
キックオフイベントと呼んでいる会社もあるかもしれませんが、社員全員が期初や期末に集まり、会社のビジョンや経営戦略を共有し、士気を高めたり、社員同士の交友を深めたりする会に社員総会というものがあります。
コロナ前はオンライン表彰式のように一堂に集められた総会もオンラインで行える時代になりました。ただし、上役がビジョンを語るだけであっては全員の意思の疎通ははかれませんし、交流を深めることもできないため工夫が必要になります。
ルンドベック・ジャパン株式会社では、定期的に行っている社内報告会や、表彰式をZoomを使ったオンライン配信で全国の社員たちに届けました。
表彰式では効果音の挿入を行い、表彰式のテーマに合った配信を行うことに成功しました。
社外向けオンラインイベントの企画例
ウェビナー
オンラインイベントを企画するうえで、マーケティングの側面から一番取り入れたいのはウェビナーです。戦略的なウェビナーを行うことで、自社の営業活動にプラスの影響を及ぼすことになります。
まずウェビナーでは、参加者の属性を知ることができ、参加者の反応を知ることもでき、後から追跡することも可能です。ナーチャリングからクロージングまでオンラインで完了することもできる時代になりました。
ウェビナーを自社単独ではなく共催することで得られるメリットもたくさんあります。お互いの顧客を共有しあえたり、単独開催より広く告知できたりして集客数も見込めることです。
複数の登壇者による情報が1つのウェビナーに集約されるため、顧客にとってもメリットになります。
共催先は顧客ニーズに沿った企業を探さなければなりませんし、どちらにとってもメリットのあるウェビナーにしなければ意味がないので、慎重に選びましょう。
引用：予算を抑えて商談を“超”増やす BtoBマーケの具体施策
オンラインカンファレンス
大規模な会議や医療学会などでもオンラインが使われるようになってきました。
オンラインでカンファレンスを行うメリットとして、下記が挙げられます。
- 人数に上限がない
- 大規模会場を抑える必要がない
- 専門家を呼びやすい
- 意見をしやすいと
他のオンラインイベントとほとんど同じですが、カンファレンスは専門性の高いことが多いので、オンラインで行うことで、遠隔地にいる専門家にも出演してもらいやすくなります。
また配信サービスにもよりますが、例えばZoomウェビナーを使えば、普段は発言がしづらいような場でも、コメントや質問蘭などから参加者が意見を述べることもできるようになります。
デメリットとしては他のオンラインイベントと差異はなく、通信環境の問題や離脱者が出やすいことでしょう。
無料だとしても、あえてアーカイブを残さずに「その場で視聴しておかないともったいない」という焦燥感を演出することは可能です。「アーカイブは有料会員のみ」などと、条件付きにしてリード獲得に利用できます。
ワコールと朝日新聞社が運営するWebサイト「telling,（テリング）」は、「自分を好きになるということ」や「キレイになるということ」について参加者とともに考えるカンファレンスを開催しました。
引用：オンラインカンファレンス 〜あなたの「からだ」を好きになるヒント〜
女性をテーマにした配信であったため、見せ方にこだわり、テレビ番組のような演出やテロップ、資料の投影など細部に配慮しました。
引用：オンラインカンファレンス 〜あなたの「からだ」を好きになるヒント〜
配信にはZoomを使用し、視聴者とはコメント機能、投票機能、事前に取ったアンケートなどを見ながらゲストと参加者がコミュニケーションを取りながら考える企画となりました。
オンライン株主総会
2021年6月の法改定において、一定の要件を満たし、経済産業大臣及び法務大臣の確認を受けた上場会社はオンラインオンリーの株主総会ができるようになりました。
バーチャル株主総会を総合支援するコインチェック株式会社では、「Sharely（シェアリー）」というサービスを展開しています。
株主の議決行使や議事を視聴し質問できる機能をを搭載しているサービスで、当社はこれを活用し、株主総会当日のオンライン配信におけるテクニカル業務をサポートしました。
引用：バーチャル株主総会支援サービスを活用したハイブリッド配信
オンラインイベントの企画立案方法
オンラインイベントを成功させる秘訣はたった1つ。いかに目的が明確になっているかです。
目的がないまま進めても、何の成果も望めません。他にも気にするポイントはたくさんありますが、まずは目的を明確にしましょう。目的によって準備するポイントも違ってきます。
共通して留意しておく点としては、
- Wi-Fi環境だけに頼らず、いざというときのために有線の回線も確保しておく
- 参加者には必ずリマインドをしておく
- 離脱を防ぐために回遊率を上げる施策を盛り込む
などが挙げられます。
目的とターゲットを決める
先にも、一番大切なことは目的を明確にすることとお伝えした通り、ゴール設定をしておかないとターゲットを決めることも日時を決めることもできません。
まずは社内向けのイベントなのか、社外向けのイベントなのかでも変わってきます。社内で親睦を図るためのイベントなのか、BtoCで営業目標を達成させるためのイベントなのか、また着地点を数値化するのも良いでしょう。
目的が明らかになったらターゲットを設定します。社内の決められたメンバーなのか、社外の多数なのか、オンラインイベントの目的を達成してくれそうなターゲット像を想定します。
内容、予算、集客方法、配信方法などを決める
目的にあった内容を企画立案し、それに見合った予算編成、内容や集客人数により配信するプラットフォームもあらかじめ決めておかなければなりません。
集客はメールで行うのか、SNSやWeb媒体で広告を流すのか、自社ウェブサイトやPR TIMESなどでの宣伝なのか、何千人規模での集客となると、集客用の予算も組み込んでおいた方が良いでしょう。
配信日時や場所を決める
ターゲットが決まるとオンラインイベントの日時が決めやすくなります。
社内のイベントの場合、月末や月初、年末などは忙しいので避けようとなりますし、社外向けイベントであってもそこは同様で、更に繁忙期は避けたり、週初めや週末は業務が多忙である確率が多いため避けて火・水・木に設定したり、もし海外勢も加わるとなると時間への配慮も必要となります。
日時が決まったら場所も決めましょう。オンラインイベントの「場所」は会議室などではなく、参加者がアクセスするURLであり、使用するオンラインツールです。
多種多様な配信ツールが存在し、それぞれ特徴や得意分野があるので、自社が行うイベントにどのツールが一番適切なのかを見定めることも肝心です。もしくは、自社で使っているツールに合わせた企画を立案するのも腕の見せどころです。
前回の課題を明らかにして次回の企画に生かす
何をやるにしても失敗はつきものです。ましてや、初めてオンラインイベントを行ったら、次回への課題が見えてくることもあるでしょう。
離脱者が多かった場合、維持率を上げるためにどんな策があったのか、時間や曜日に不備があったなら次回アンケートを取ってみるのもよいでしょう。
何が原因にせよ、1度失敗したからやめるのではなく、失敗を全て書き出し、その課題を解決する策を見つけ、次回イベントをより良いものにしていきましょう。
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オンラインイベント企画を成功させるポイント
企画の成功を支えるオンラインイベントツールについて
オンライン会議ツールを導入している会社は多いと思いますが、オンラインイベントに特化したツールもたくさん用意されています。
オンラインイベントツールを使えば、チケット販売から当日の動画配信、参加者の行動分析、アンケート回収まで、たったひとつのツールで一括管理できるので、イベント開催の会場費や人件費のコストを大幅に削減することが可能です。
オンラインイベントツールのメリット
前述した通り、一つのツールで告知から参加者の行動分析、アンケート回収まで一元管理できるため、マーケティングを強化したい企業様におすすめです。
また、オンライン会議ツールよりも参加者とのコミュニケーションが取りやすいように工夫されているのも特徴です。例えば、リマインダ・フォローアップメールを自動送信して、視聴忘れを防ぐ機能などがあります。
オンラインイベントツールの中には、視聴者情報の分析ができるものがあるので、今後のイベント開催に役立つデータを簡単に手に入れることができます。
オンラインイベントツールのデメリット
オンラインイベントツールは、イベントの開催回数や参加予定人数に比例してコストがかかるのが一般的です。また、オプション機能の有無などによって料金が変動します。
更に、オンラインイベントでは撮影機材や撮影スタジオなどの料金も必要になります。無料トライアルやシミュレーターを用意しているところもあるので、使用感を試し、コストと機能のバランスを考慮した上でツールを選択するのがよいでしょう。
新商品発表会など限られた関係者で行うイベントでは、ワンタイムパスワードの設定やセキュリティで保護された招待メールを送信するなど、セキュリティに関する機能が充実しているツールを選ぶことが大切です。
おすすめイベント開催ツール
EventHub
EventHubはチケット販売、参加者管理、動画配信、アンケート等、オンラインイベントに必須な全ての機能をひとつで完結できるプラットフォームです。
オンラインとオフラインをまたいだハイブリッドなチェックイン、参加者の交流、参加者管理等が可能で、参加者のエンゲージメントの高いイベントを開催できます。
MA/SFAツールとも連携可能で、イベント後にマーケティングやインサイトマーケティングを強化したい企業様におすすめです。
eventos
eventosは、イベントホームページやアプリを簡単に作成できるオンラインイベント開催ツールです。
ライブ配信、チケット管理、商談機能などオンライン・オフラインのハイブリッド開催にも対応できるオールインワンツールで、複数のツールを併用する複雑さがなく、誰でも使いやすいツールとなっています。
チャットやオンラインミーティングで来場者と出展者・主催者を繋ぐリード獲得機能も充実しているので、確実にリードを獲得したい開催者におすすめです。
eventosとは？特徴や導入メリットについてプロが解説！Event BASE
Event BASEは、自社イベントだけでなく、協賛会社を募った大規模なオンライン展示会を開催することができるプラットフォームです。
オンラインでは参加者との対話が難しいと思われがちですが、偶然の出会いを演出する「ランダムマッチング」や、興味関心の集まる「交流ラウンジ」といったコミュニケーションを活性化する機能が搭載されています。
イベントは他に紹介したツールと同様ワンストップでカバーしています。
シャノンマーケティングプラットフォーム
日本製のプラットフォームとして長い歴史があり、国内シェア率の高いツールです。
イベント管理機能では、イベント招待や申し込み管理といった事前準備から、最新デバイスを活用した当日の来場認証やアンケート取得、イベント後のフォローまでワンストップで対応が可能です。
大規模なイベントやプライベートショー、展示会など規模や目的を問わずに対応できるのも大きな魅力で、これまでに日本有数のイベントや展示会で採用されています。
埋め込み型イベントツールの利用
いくつかオンラインイベントプラットフォームをご紹介しましたが、この他に顧客を飽きさせない企画が行える埋め込み型のイベントツールもご紹介します。
QALive
オンライン上で思い通りのクイズを楽しめるツールです。
オンラインイベントのアイスブレイクとして様々な形式のクイズで盛り上がってもらい、参加者を引き付けてから本題に入れるというメリットがあります。
色々なタイプのクイズを作ることができるため、クイズを企画する側も楽しくなることでしょう。
公式サイト：https://qalive.app/
Goodボタンサービス
画面の下や横にGoodボタンを配置することで、参加者に共感を呼びかけるツールです。
共感が集まれば集まるほど、メーターが上がり一体感が高まります。管理画面ではリアルタイムで参加者の反応が分かるため、どのシーンで共感を得たり盛り上がったりしていたのかがわかります。
参加者も共感度合いが「Eメーター」を通して見られるため、よりライブ感覚を味わうことができます。スマートフォンにも対応しているため、参加の壁がより低くなり、多くの顧客にアプローチすることができるでしょう。
引用：https://www.stream.co.jp/service/live/live/goodbutton/
まとめ
オンラインイベントの企画や運営方法を、具体的にイメージできるようになってきたでしょうか。
オンラインイベントは、種類、目的、配信方法やツールも様々です。目的を決めてからターゲットを絞り、日時を決め、内容を吟味し配信方法や配信ツールを選定し、最後に効果測定をして今後の営業活動や課題に生かすというのがシンプルな流れになります。
成功させるためにはひとつひとつをじっくり精査していかなくてはなりません。大きなイベントを試みる際は、プロに相談するのも一つの手です。
弊社ビデオマッチングでは、オンラインイベントの企画・機材手配から当日の運営まで一気通貫でサポートを行っています。官公庁から大手企業まで700社以上のオンライン配信をサポートしてきた実績がありますので、ぜひお気軽にご相談ください。
