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ウェビナーで事前登録を設定する方法と事前登録におすすめツール

ウェビナーには参加者に事前に登録してもらう場合と、自由に参加してもらう場合と2パターンあります。ウェビナーを開催するにあたって事前登録はメリットがたくさんあるため、そのメリットや登録の方法、種類をご紹介します。

ウェビナー主催者が事前に登録を行う目的とは?

ウェビナーで事前登録を行う3つの目的についてご紹介します。

リード獲得

リードとは見込み顧客のことを指します。自社の持つ商品やサービスに興味を持つ優良なリードを獲得することは企業活動において最初の重要な施策と言えます。ウェビナーに興味を持つ人は少なからずリードであるため、その情報をリスト化し後の営業活動に有効活用できるようウェビナーで事前登録を行っています。

ナーチャリング

ナーチャリングとは顧客育成のことです。リードナーチャリングと言われることもあり、さきに触れた見込み顧客を継続的なコミュニティで育成していくことで自社との結びつきを強くし、購買意欲を高め、受注やサービス導入に繋げる方法です。これまではメルマガや定期期的な営業活動が主とされてきましたが、コロナ禍でウェビナーが増えている今、適切なタイミングでウェビナーを開催することは顧客としてはより気軽に、自社としては戦略的にナーチャリングすることができるのです。ナーチャリングにおける事前登録の目的は、見込み顧客の発見やアポイントを獲得するタイミングを見極めるために設定されることが多いです。

参加者層の把握

ウェビナーを事前登録制にしておくと、参加者の属性を先に知ることができます。参加者はリードなのか、競合会社なのか、年齢、役職、購買に関する決定権があるのかなど様々です。参加者層があらかじめ分かっていることで、参加者層に合わせたコンテンツを準備することも可能になります。また、競合他社をあらかじめはじく機能や、複数デバイスで参加できないようにする機能もあります。

すでに数多くのリードを持っている企業はニーズ調査にも利用することができ、新機能を実施する前の段階の調査でどういう業界のニーズが高いのか判断しています。

事前登録が必要なウェビナー開催におすすめプラットフォーム

ライトなウェビナーにオススメなプラットフォーム

Zoomウェビナー

Zoomの良いところは圧倒的なシェア率と導入の簡単さ、受講者側に手間がほとんどない点と、度重なるサイバー被害によりセキュリティがかなり高くなったことです。プラットフォームも選ばず、パソコン、タブレット、スマートフォンと移動中でもウェビナーに参加できることに利点があります。事前に時間をセットしておくだけでURLが発行され、そのURLを知っている人のみがウェビナーに参加できます。

Zoomを利用した事前登録のメリットは、事前登録に入力してもらう項目を自由にカスタマイズできる点、登録者ごとに試聴データが可視化される点、CRMツールやMAツールとの連携ができる点にあります。Zoomで事前登録から、データ管理、アンケート回収、改善まで一通りできるので初心者はZoomでウェビナーを開催することをおすすめします。

また、よりセキュリティを高めるためにパスワードをかけることも可能です。ホスト側は画面共有も出来ますし、聴講者をコントロールすることも可能です。録画機能や参加者をCVSファイルに落とす機能、投票機能もあり、非常に利便性が高いツールと言えるでしょう。

Microsoft Teamsウェビナー

Zoomの初期にセキュリティの虚弱性を問われていた頃に多くの企業が取り入れたのがMicrosoft Teamsです。元々は社内でのオンラインミーティングのツールとして使われており、ウェビナーの機能が追加されたのは2021年の5月からと、やや遅れての参入となりました。

Microsoft社のものだけあって、Office製品との互換性が高く共有が簡単に行えます。そしてウェビナーをする上で、何より助かるのが「お申込み作成機能」で、事前に登録が行える機能です。別のツールを使って申し込みページを作成したり、ZoomのようにセミナーURLのメールを送る必要がなく、作業を簡素化できるのが最大の特徴です。参加者は参加登録が完了した際に、配信されるメール内に参加者自身が自分のカレンダーにセミナーを追加するリンクが追加されているのも非常に良い点です。しかしながら、古いMacのPCと相性が悪いこともあるようです。

Cisco Webex Events

Cisco Webex Eventsは Ciscoが提供するウェビナーツールです。ツール上で招待状、リマインダーの送信ができ、参加者一覧のエクスポート機能によりCRM やその他データベースとの連携が可能です。高品質で安定した動画配信、またリーズナブルな価格設定がオススメのポイントです。招待メールや登録サイトを自社イメージに合わせてカスタマイズしブランディングすることができます。登録プロセスに質問を追加することで、見込み客についてより正確に把握し、フォローアップに繋げることも可能です。

大規模なウェビナーやカンファレンスにオススメなプラットフォーム

eventos

eventosはbravesoft株式会社が提供する大規模なウェビナーやイベントをWeb×アプリで一元管理できるプラットフォームです。コロナ禍によりライブ配信されるようになった大規模なイベントの「東京モーターショー」や「東京ガールズコレクション」にも採用されていたり、大きな展示会の配信にも採用されたりしています。最近ではオンライン株主総会、オンライン合同説明会、大規模イベントから企業のプライベートショーまで、リアルイベント・オンラインイベント・ハイブリッドイベントと多岐に渡るイベントの公式アプリとして、これまでに100を超えるイベント・累計100万人以上のユーザーに利用されています。

初期費用30万円、月額10万円〜のライセンス使用料だけで、イベントWEBサイト、アプリの立ち上げ、参加申込から受付管理、ガイド情報やアンケートなど様々な機能を活用することができます。プログラミングの知識不要で管理画面(webページ)からブログ感覚で情報更新が可能です。

「チケット・来場申込」「情報収集」「マッチング」など、イベント前に使える機能から、「スケジュール」「ガイドマップ」「待ち時間チェック」のような、イベント当日のストレスを軽減する機能、「スタンプラリー」「リアルタイムアンケート」など、イベントを盛り上げる機能、イベント後の「アンケート」「分析」など、次回のイベントをより良くするための機能を備えています。また、オンラインイベントに関しても「ライブ配信」「オンラインMTG」「オンラインチャット」などの各種機能も搭載しています。

eventosは事前登録機能と登録項目のカスタマイズはもちろんのこと、事前登録した方に対して抽選販売、希望枠申込機能、オフラインの方へのQRコードチェックインなどハイブリッド型のイベントを便利にする様々な機能を搭載しています。

事前登録に付け加え有料チケットの販売、決済もでき、有料参加者と無料参加者でコンテンツの中身を変更することも可能です。料金は少し高めですがZoomなどに比べてカスタマイズや機能が多いのが特徴です。

EventHub

EventHubは1対多数のセミナー的なウェビナーというよりも、展示会のような大規模イベントに適したプラットフォームと言えるでしょう。最大の特徴は参加者同士がコミュニケーションを取ることができ、オンライン名刺交換などで商談を成立させることができることです。イベント開催の目的にあった機能をフレキシブルに活用することで、対面で会うことにこだわらず、オンラインの良さを存分に活かしたイベントを開催できます。

イベント開催前の段階では、チケット販売機能や決済機能、登録案内などが管理画面上で行うことができるので、社内での情報共有も効率化できます。また、イベント終了後にはアンケート機能を利用してマーケティングを行うこともできるので、オフラインマーケティングの効果を高めたいという企業にオススメなサービスです。

ライブ配信や事前収録の再生、疑似ライブを配信することができます。Zoomと連携しており、動画をYouTube/Viemoへ配信することも可能です。

また、事前登録の機能もカスタマイズ性が優れていて使いやすいですが、2022年2月4日よりQRチェックポイント機能の提供を始めました。QRチェックインポイント機能は事前に登録していただいた参加者に発行するもので、オフラインでイベントを開催した場合に、入場や退場だけでなく設定した出展ブース、セッションごとにQRコードによるチェックインの管理を行える機能です。会場への入退場時やセッション視聴時に来場者がQRコードをかざすだけで、主催者は来場者がどのセッションに参加したか、どのブースへ訪問したかといった行動履歴を正確に把握可能です。今後はQRチェックインの結果をレポートとして出力する機能も開発する予定だそうです。

大規模なウェビナーやカンファレンスをご検討の際は、弊社ビデオマッチングにご相談ください。配信機材の貸し出しから、企画、当日の運営、動画編集までウェビナーに付随する全ての業務を代行可能です。

ご予算に合わせて最適な提案を行いますので、まずは下記よりお問い合わせください。

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Zoomウェビナーで事前登録を設定する方法

【事前準備】Zoomウェビナーを有料プランに変更

Zoomは1対1で使うなら、無料で使い続けられますが、人数が増えると40分までしか無料では使えません。社内のミーティングで使うとなるとまず有料のプロフェッショナルプランへの変更が必要となりますが、大規模なウェビナーを行うなら更に「Zoom Events & ウェビナー」プランの追加が必須となります。

どれくらいの規模で行うのかによっても料金のプランが違ってくるので自社に必要なプランを検討しておきましょう。500名、1,000名、3,000名、5,000名、最大10,000名のプランがあります。Zoomウェビナーを開催するために必要な料金は500人のプランで月額10,700円、1,000人で月額45,700円と人数が増えるごとに上がっていきます。継続したウェビナーの予定があるなら年間契約の方がお得になります。(料金は2022年1月現在)

有料ウェビナーの機能で事前登録機能を有効化することで「CVSファイルで登録者をインポートする」ことや、「事前登録時の質問をカスタマイズし追加情報を収集する」「ロゴを設定するなど事前登録ページのカスタマイズ」「登録者の属性追跡」ができるようになります。

主催者がウェビナーに招待する方法

主催者がウェビナーをスケジュールする方法

1.Zoomアプリにアクセスしてサインインする

2.ナビゲーションメニューから「ウェビナー」を選択

主催者がウェビナーをスケジュールする方法

3.「ウェビナーのスケジュール」を選択

主催者がウェビナーをスケジュールする方法2

4.トピック、説明、期間、定期ウェビナーなど各項目を設定

5.「登録」オプションをチェック

主催者がウェビナーをスケジュールする方法3

6「スケジュール」を選択

主催者がウェビナーをスケジュールする方法4

事前登録を有効化した場合、下記のような操作が可能となります。

主催者がウェビナーに招待する方法

1.スケジュールされたウェビナーの詳細ページにある「登録設定」の右端ある「編集」を選択

主催者がウェビナーに招待する方法1

2.「登録」を必須にし、承認を「自動的に承認」または「手動で承認」に設定

3.「全て保存」を選択

承認設定が完了したら、事前登録用URLまたは招待状をコピーして出席者へ共有します。

主催者がウェビナーに招待する方法2

ウェビナーを開催する

スケジュールされたウェビナーを開始する手順は以下の通りです。

1.Zoomアプリを起動

2.「今後のミーティング」タブを選択

ウェビナーを開催する手順1

3.該当のウェビナーを検索し「開始」を選択

ウェビナーを開催する手順2

ウェビナー登録者をエクスポートする方法

以下の手順でウェビナー情報をCSVファイルとしてエクスポートすることができます。

1.Zoomアプリを起動し、左の項目にある「アカウント管理」を選択後、「レポート」を選択

ウェビナー登録者をエクスポートする方法

2.「使用状況レポート」の一覧下部にある「ウェビナー」をクリックし、レポートタイプを選びます。

例)

3.ウェビナーの日付期間を入力し、「フィルター」を選択するかウェビナーのID番号を入力後「検索」を押して実際にデータを求めているウェビナーを検索します

4.レポートを作成したいウェビナーを選択後「CSVレポートを作成」をクリックします

ウェビナー登録者をエクスポートする方法2

5.ダウンロードが自動的に始まります。生成されたレポートはエクセルやメモ帳などCSVファイルと互換性のあるソフトで開くことができます

Zoomウェビナー以外で事前登録を行う方法

これまでは実際にZoom上で事前登録を行う方法をご紹介してきましたが、それ以外の方法でウェビナーの事前登録を行う方法もご紹介しておきます。

問い合わせフォームを活用して事前登録を行う

例えば、無料から始められるフォームラン(https://form.run/home)のようなツールを活用する方法があります。フォームランはテンプレートを選んで必要な項目を入力するだけで申し込みフォームを作ることができ、GoogleスプレッドシートやCSVファイルとしてデータをエクスポートすることが可能です。登録者へ直接メールを送信できるため、登録者への対応を効率化することが可能となります。管理画面はチームで共有・共同編集が可能で、登録者ごとにどのような対応状況なのか一目で確認できます。登録者データを顧客管理やマーケティングに活かしたいという企業におすすめです。

他にもRESERVA reservationレゼルバ予約(https://reserva.be/)では3分程度でフォームが作れる上に決済機能もあり、有料ウェビナーに有効です。

またリクルートが展開しているAirリザーブ(https://airregi.jp/reserve/)はZoomのカレンダーと連携しており、決済も可能、リード獲得からナーチャリングまで完了できるシステムです。

その他にもフォームを作ることができるサービスはたくさんあるので自社の規模にあったサービスを探してみると良いでしょう。

MAツールなどを利用してウェビナーで事前登録を行う

MAとはマーケティングオートメーションのことですが、マーケティングオートメーションとは「新規商談獲得におけるマーケティング活動を自動化し、効率的な営業活動を支援する」こと、もしくはそれを支援するツールのことを指します。

MAを使うことで冒頭に触れたリード、ナーチャリングをウェビナーとともに同時に行うことも可能となります。ウェビナーに参加する顧客の興味関心、抱えている問題が全て同じとは限りません。それらを1人1人営業がフォローしていくと莫大な作業となりますが、「見込み顧客に対する適切なコンテンツ提供」や「ニーズが顕在化したタイミングのキャッチアップ」を自動化できるツールがMAなのです。

MAにはたくさんの機能がありますが、告知ページや申込フォームを誰でも簡単に作れることが人的リソースと時間の管理に大変役に立ちます。MAでしたらシステム管理者やWeb担当者でなくても簡単に申込フォームを作成することができ、申し込み可能な期間の設定、参加者の上限人数に達した段階で申し込みを締め切る設定などを行うことも可能です。顧客管理システムと連携している場合、新規の見込み顧客が申込した段階で、顧客情報がデータベースに自動的に追加され、名刺情報を見て手入力する必要もありません

参加者のリスト作成、出欠管理、各種メールの自動配信、開催後のフォローアップ機能もあり、次回のイベントへの案内と言ったフォローアップも自動で行うことができます。

セミナーを申し込んだ際の見込み顧客の顧客情報を元に、 Web上の行動解析を行う機能を使えば、今後のマーケティング施策に役に立ち、ナーチャリングを行うことができます。

ウェビナー管理におすすめなMAには以下のようなものがあります。

Adobe Marketo Engage

Adobeが提供しているMAツールです。Marketo(マルケト)は、全世界5,000社以上で利用されているMAツールで、9つの機能をそろえたMAツールです。メールメーケティングはもちろんのこと、スコアリングや分析、広告といったマーケティング活動に必要な機能が揃っています。ウェビナーのデータ分析や管理もできるため、マーケティング業務の効率化が図れます。事前登録のフォーム作成はもちろん、事前登録後の行動も把握できるためウェビナーの視聴行動の他も把握できるのがウェビナーでMAツールを利用する大きなメリットになります。

Marketo(マルケト)のサービスサイトはこちら

SHANON MARKETING PLATFORM

シャノンが提供しているMAツールです。基本的なMAツールとしての機能の他にシャノンの得意分野であるイベントやセミナーのオフラインイベントの管理機能を搭載しているのが特徴となります。シャノンが得意とするのはリード獲得の窓口となるフォーム作成や獲得したデータの管理機能、リードとのコミュニケーション手法であるメールやソーシャル関連機能、さらに確度の高いリードを抽出するためのスコアリング機能、獲得したリードからどれくらい売上が発生したか確認するためのCRM連携などがあげられます。事前登録を儲けることでMarketo(マルケト)同様ウェビナーの視聴データだけではなく、サービスサイトなどの行動も把握できます。SHANONはYouTubeなどと連携できるのでYouTubeを利用したウェビナーを開催する際は、事前登録をSHANONで行うと良いです。

Marketo(マルケト)とSHANONでは金額が大きく違うので検討する際は予算も考慮して検討しましょう。
シャノンは月額10万からはじめられますが、Marketo(マルケト)はもう少し高い設定になっています。

SHANON MARKETING PLATFORMのサービスサイトはこちら

まとめ

ウェビナー開催にあたって課題を抱えている企業様は、ぜひ弊社ビデオマッチングにご相談ください。弊社はオンライン配信を専門に行っており、企業様のウェビナーサポート実績が豊富です。ご予算に合わせてご提案させていただきますので、まずはお問い合わせください。

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