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2022.05.05

ウェビナーの開催方法と手順についてプロが種類別に紹介

ウェビナーには3つの種類があり、各タイプに合わせた準備が必要です。今回は、ウェビナーの種類別に開催方法や手順、おすすめのツールをご紹介します。ウェビナーを成功させるポイントもお伝えしますので、参考にしてください。

ウェビナーを開催する方法について種類別に紹介

ウェビナーの種類は、「ライブ配信」「録画配信」「ハイブリッド型配信」の3つ。それぞれについて詳しく解説します。

ライブ配信

リアルタイムでウェビナー配信を行う方法で、スタンダードな形式です。

参加者がリアルタイムならではの臨場感を得やすいことや、双方向のコミュニケーションが取りやすいのがライブ配信のメリット。

ライブならではのトラブルが起きることもあるので、不測の事態に備えた対策や、人員の確保が大切です。

録画配信

事前に収録・編集したものを配信する方法です。

収録動画とライブ配信を組み合わせた番組風にすることもできます。メリットは、配信動画を編集できることや、ライブ配信での事故やトラブルが防げること、使い回しができることです。

参加者とコミュニケーションを取らないパターンと、チャットやコメント機能でやり取りするパターンの両方が可能です。

動画を作成する際の初期費用はかかってしまいますが、長期的に見ると費用が削減できる場合も多くあります。社内研修など繰り返し動画を使用する場合には、録画配信がおすすめです。

ハイブリッド型配信

会場に参加者を集めてセミナーを開催しつつ、オンライン配信も同時に行う方法。オフラインとオンラインの良いとこ取りをした形で、新商品の発表イベントや講演会などに多い配信形態です。

現地に来た参加者の受注につながりやすかったり、ウェビナー後に交流会を行って参加者との親交を深めたりもできます。オンラインだけではできないことも行えるのがメリットです。

ウェビナー開催におすすめのプラットフォーム

ウェビナーの開催方法別に、おすすめのプラットフォームを紹介します。プラットフォームごとに少しずつ機能が異なり、向き不向きが分かれますので比較してみてください。

オンラインのみで行うウェビナー配信におすすめのプラットフォーム

オンラインで完結するウェビナー配信に向いているプラットフォームを見ていきましょう。各プラットフォームの機能の比較を表にまとめました。

ZoomYouTubeTeams
参加人数最大1万人(有料版)無制限最大1万人(有料版)
最大配信時間40分(無料版3人以上)24時間(無料版2人)30時間(有料版)12時間(12時間以降はアーカイブが残らない)60分(無料版)30時間(有料版)
録画・アーカイブの作成〇自動保存〇有料版のみ
コミュニケーション機能チャットQ&A機能投票機能ビデオ通話(パネリストのみ)チャットチャット
外部ユーザーの招待
画面共有
ファイルの共同編集××
追っかけ再生(※)××
タイムラグほぼなし最大2分20〜30秒
利用料金無料・有料版あり無料無料・有料版あり
バーチャル背景×

※追っかけ再生=配信中でも最初から動画を視聴したり巻き戻しできたりする機能。

Zoom

Zoomは、参加者とのコミュニケーション機能が優れているのが特徴的。チャットだけでなく、Q&A機能や投票機能、パネリストの権限が与えられると1対1でのビデオ通話も可能です。

また、URLを共有するだけで参加者を招待できるので、社外のユーザーの招待も簡単に行えます。

タイムラグもほぼないので、臨場感のあるウェビナーを開催したい場合にもおすすめのプラットフォームです。

YouTube

YouTubeは、無料で使えて、しかも参加人数に制限がないのが特徴です。チャット機能はあるものの基本的に一方的な発信になるので、双方向のやりとりを重要視しないウェビナー開催に向いているプラットフォームといえます。

「追っかけ再生」といって、配信中でも参加者が自分で動画を巻き戻したり最初から見たりできる機能があるのもYouTubeならでは。

また、動画が自動保存されて無期限で視聴できるので、動画を見たいという問い合わせに対応しやすい、コンテンツとして利用しやすいというメリットもあります。

アクセス過多になるとタイムラグが生じやすいので注意が必要です。

ハイブリッド型のウェビナー配信におすすめプラットフォーム

ハイブリッド型のウェビナーや大規模なイベントに向いているプラットフォームを2つ紹介します。1つのプラットフォームでウェビナーの準備から開催まで行えて、専用サイトの作成が必要な場合にもおすすめのプラットフォームです。

eventos

画像引用:eventos公式サイト

eventosは、イベント開催業務の効率化を強みとするプラットフォームです。総会などの小規模な社内イベントから、企業イベントやフェスのような大規模なイベントまで対応できます。

ビジネスイベントに便利な機能が充実していて、1対1のオンラインミーティング機能、マッチングチャット機能、イベント状況を把握するためのダッシュボード機能などが備えられています。

オンラインイベントの開催に便利なチケット発行機能、クーポン作成機能、マップ機能、ワンタッチでライブ配信に切り替えられる機能なども揃っています。

eventhub

画像引用:eventhub公式サイト

eventhubは、大規模なイベント開催や、イベント内でのコミュニケーション促進に強みがあるプラットフォームです。

イベントを開催する前に参加者と行ったコミュニケーションの集約・管理をはじめ、イベント参加者のマッチング促進、ターゲット企業とのピンポイントでのコンタクト、行動データの分析・マーケティングでの活用などビジネスマッチングの機能が特に充実しています。

名刺ツールである「SanSan」や、動画配信ツールである「YouTube」「Zoom」とも連携可能です。

収録配信に向いているおすすめプラットフォーム 

収録配信の場合、収録した動画を流すだけなので、どのプラットフォームでもウェビナー開催が可能です。ここでは収録配信に向いているプラットフォームを3つ紹介します。

収録配信の場合、プラットフォーム選びよりも動画制作・編集などの技術的な部分が最も重要であることは心得ておきましょう。

Zoom

Zoomの画面共有機能を使って動画を配信する方法が一番簡単です。配信環境が安定しており、事故リスクが少ないのもおすすめする理由。操作方法もわかりやすいので、ウェビナー初心者の方でも扱いやすいプラットフォームといえます。

ただし、720pの配信になってしまう場合は、収録した動画の画質が落ちてしまう点に注意が必要です。事前にzoomに問い合わせをして、1080pに変更してもらうと綺麗に配信することができます。

YouTube

Zoomと同じくYouTubeも配信環境が安定しているプラットフォームの一つです。特定の参加者のみに動画を配信したい場合は、「公開」ではなく「限定公開」や「非公開」の設定を活用しましょう。

「公開」はYouTubeにアクセスした全てのユーザーが動画を閲覧でき、検索動画や関連動画にも表示されます。

「限定公開」は、URLを知っているユーザーのみが動画を閲覧できます。検索動画や関連動画には表示されないので、特定の人に動画を観てほしい時におすすめの設定。しかしURLが流出した場合には、不特定多数の人に動画が見られてしまう可能性があるので注意が必要です。

「非公開」は、配信者が指定したユーザーのみが閲覧できる設定です。「限定公開」と違って配信者が登録したGoogleアカウントを持つユーザーだけが視聴できるので、万が一URLが流出しても動画は見られません。外部に動画を流出させたくない場合には「非公開」設定を活用しましょう。

on24

配信と合わせて、マーケティングの機能も活用したい方におすすめなのがon24。プラットフォームの特徴や使える機能などは次の『リード育成を目的としたウェビナー配信におすすめなプラットフォーム』で解説しますので、参考にしてください。

リード育成を目的としたウェビナー配信におすすめなプラットフォーム

リード(見込み顧客)を育成する期間でウェビナーが使われることも増えています。リード育成を目的としたウェビナー開催に適した配信プラットフォームを2つ見ていきましょう。 

on24

on24はマーケティングオートメーションながら、ウェビナーに特化されているプラットフォーム。配信とナーチャリングを含めて一つのプラットフォームで完結させられるのが最大の強みです。ウェビナーを行いながら、スコアリングを細かく行ってリード獲得に生かせます。

LPの制作、ブランディングに合わせたデザインの変更、資料請求、商談の予約、URLの送付などの機能も充実しています。アーカイブ動画をサイトに読み込んで使用することで、収録配信のように活用でき、リードナーチャリングに生かすことも可能です。

ただし、年間契約で500万ほどかかるので、予算の確保が必要になります。

シャノン(マーケティングオートメーション)

シャノンも、マーケティングオートメーションツールの一つです。on24はウェビナーに特化しているプラットフォームなのに対し、シャノンはウェビナーに特化している訳ではありません。しかし、元々展示会などのイベントを実施していた会社が提供しているサービスなので、イベント開催に強いプラットフォームです。

また、on24が配信からナーチャリングまで一つのプラットフォームで完結するのに対し、シャノンはYouTubeとの掛け合わせが必要です。配信自体はYouTubeで行い、YouTubeの視聴データと掛け合わせて分析することができます。例えばYouTubeをサイト内に埋め込むと、どの人がどれだけ動画を見たのか、誰が参加したのかなどがわかります。

顧客接点をリードに紐付けられるリードの一元管理や、ウェブ上で最適なコンテンツを表示するウェブパーソナライズ、マーケティング目標の管理や分析、見込み度合いを見える化できるスコアリングなどの機能が充実しています。新規リードの獲得や購買フェーズの引き上げまで対応できるプラットフォームです。

ウェビナーをこれから始める方はZoomがおすすめ

ウェビナーをこれから初めて開催する方におすすめなプラットフォームはZoomです。ウェビナー開催に特化した「Zoomウェビナー」は、「Zoomミーティング」のオプションとして有料で利用できます。

Zoomが初心者の方におすすめな理由は、以下の4点です。

①使いやすい、わかりやすい

Zoomは、わかりやすくシンプルなUI設計になっているので、初心者でも使いやすいのが特徴です。

ミーティングツールとして日頃から利用している人が多いZoomですが、ウェビナー版を使ったことがなく、不安に感じている方も多いでしょう。ウェビナー版では使える機能は増えるものの、使い方はとても簡単です。

Zoomはマニュアルがたくさんあるので、困った時のトラブルシューティングの方法がわかりやすいのも初心者に嬉しいポイントです。

②参加者が参加しやすい

ウェビナー参加者の立場に立って考えると、今まで使ったことのないツールを初めて使うのはハードルが高いものです。Zoomであれば一度は使ったことがある方が多いので、参加者が身構えず気軽に参加できるのも、Zoomを使うメリットでしょう。

③セキュリティが強い

以前はセキュリティの脆弱性が指摘されていたZoomですが、2020年から20回以上のアップデートによって、今では高いセキュリティ性を担保できるようになりました。

さらに、入室の際に必要なパスワードを設定したり、入室制限をしたりすることによって、万が一URLが流出した場合にも部外者の入室を防ぐことができます。

ウェビナーを開催する前には必ずZoomを最新版にアップデートしておきましょう。

④利用価格が安い

Zoomウェビナーは、他のプラットフォームに比べて比較的安く利用できるのも、初心者には嬉しいポイントです。有料プラン登録料とライセンス料がかかりますが、100人までのウェビナーなら、合計で月約1万円から利用できます。

ウェビナーの開催手順

ウェビナーを開催する際の手順を、「ライブ配信」「収録配信」「ハイブリッド型配信」の3つに分けて紹介します。大枠の流れは一緒ですが、途中の工程や注意するポイントが異なるので確認しておきましょう。

ウェビナーの開催手順。ライブ配信編

企画・制作ー集客ー運営体制の構築ーリハーサル(すり合わせ)ー本番ー改善

企画・制作

ウェビナーを開催するにあたって一番重要とも言えるのが企画。ウェビナーを開催する目的を明確にし、ターゲット設定や目標の設定などを行います。「ターゲットのニーズに応えるにはどのようなウェビナーにする必要があるか」を念頭に置いて企画しましょう。

プラットフォーム選びや集客の方法ばかりに気を取られて中身のないウェビナーにならないよう、企画意図を明確にすることが大切です。

何のためのウェビナーなのかをスタッフ全員がよく理解しておくことで、準備をスムーズに進めることができ、アイディアも生まれやすくなります。筋の通った宣伝ができるので、参加者が集まりやすく、ウェビナーの満足度も高くなります。

企画がまとまったら、ウェビナーのホームページや資料、告知ページ、申し込みフォームなどの制作を行いましょう。

集客

SNSやメール、DM、自社ホームページなど、ターゲットと相性のよい方法で集客を行うのがポイントです。集客期間が短いと参加者が十分に集められないので、遅くともウェビナー開催1ヶ月前には集客を始められるよう準備しましょう。

参加者に定期的にリマインドや事前資料を送ることで、ウェビナー当日まで参加者のモチベーションを高く保てます。手軽に参加できるウェビナーだからこそ、参加者のモチベーション低下が起きやすいもの。当日の欠席や直前のキャンセルを防ぐためにも、参加者のフォローを行うことが大切です。

運営体制の構築

スタッフがそれぞれどの業務を行うかを明確にします。準備の担当割り振りと、ウェビナー当日の動きを一覧にしておくと安心です。

社外の方に講演を依頼する場合には、社内のスタッフを1人サポート役につけておきましょう。万が一ツールの使い方や立ち位置、進行などに関するトラブルが起きた際に臨機応変に対応しやすくなります。

また、運営側だけでなく、参加者側にスタッフをつけておくのも大切です。当日は、音声や映像が途切れるなどのトラブルが起きる場合もあります。スタッフを配置することで、配信トラブルに迅速に対応できるようにしておきましょう。

リハーサル(すり合わせ)

担当者と登壇者で本番同様のリハーサルを行います。画面の操作や音声、通信状況に問題がないかよく確認しましょう。配信側だけでなく、参加者側からのチェックも大切です。資料の共有をする際には問題なく画面に写っているかを確認しておきます。

リハーサルで課題となった部分は必ず対策をしてから本番に臨みましょう。

本番

本番前には、音声や映像に乱れはないか、配信環境を入念にチェックします。万が一、当日の通信速度が遅い場合に備えて有線で接続できる準備を整えておくと安心です。

ウェビナー開催当日はリハーサル同様に会を進行し、チャットやコメント機能で参加者の反応を見ながらすすめましょう。

ウェビナーは録画しておくのがおすすめです。コンテンツとして社内で活用したり、ウェビナーの反省に生かしたりすることもできます。

改善

ウェビナー後には、参加者のアンケートや反応を元に、目的に対する振り返りを行います。目標を達成できなかった場合には、今後参加者に対してどのようにフォローしていくかを考えましょう。

課題となった部分は次のウェビナー開催に向けてまとめ、スタッフに共有します。ウェビナー終了後のデータは、今後より効果的なウェビナーを開催するための貴重な財産です。しっかりと分析し、次に生かしましょう。

ウェビナーの開催手順-収録配信編

企画・制作ー集客ー運営体制の構築ー「※収録」ー「※編集」ーリハーサル(すり合わせ)ー本番ー改善

収録配信の場合、ライブ配信の工程に「収録」と「編集」が加わります。

収録・編集

企画の際に、“何をどれだけ収録するか”を決め、必要に応じて収録を行う場所やキャスティングなども考えましょう。シナリオや台本制作が必要になることもあります。

収録は、ほとんどの場合でスケジュールが伸びてしまうので、企画の段階であらかじめ収録期間を長めに設定しておくことが大切です。

動画の編集が楽になるコツは、収録で間違えてしまった箇所は1〜2秒ほど間を空けて、間違えた所の少し前から言い直すこと。編集がスムーズに行えて、ミスも目立たず自然な動画に仕上がります。

ウェビナーの開催手順。ハイブリッド型配信編

「※企画」ー制作ー集客ー「※運営体制の構築」ーリハーサル(すり合わせ)ー本番ー改善

ハイブリッド型の場合は、リアルタイムとオンラインの両方の準備が必要です。企画の段階で決めておくべきポイントが増えますので注意しましょう。

ハイブリッド型配信の場合の企画で大切なこと

企画の段階で、以下の内容を詰めておきましょう。

オンラインと会場とで、差が生まれないような配慮も必要です。オンラインでの参加者に対するフォローやケアをどうするかも事前に考えておくべきポイントです。

ハイブリッド型配信の場合の運営体制の構築

ハイブリッド型配信の場合、オフラインに対応するスタッフとオンラインに対応するスタッフを別々に用意しなければなりません。両方の役割分担がしっかりできていないと当日バタバタしてしまうので、事前に社内で必ず振り分けを行ってください。

またハイブリッド型配信では、会場に音を流したり演出をしたりしなければならないので、技術周りに詳しいスタッフを配置するのもポイントです。音響のハウリングを起こしてしまうなどのトラブルも起こりやすいので、万全の運営体制を構築して臨みましょう。

ウェビナー開催における成功のポイント

ウェビナーの成功と失敗を左右するのは、事前準備と機材です。ウェビナーを成功に導くために大切なポイントをまとめましたので、しっかり確認して他のスタッフとも情報を共有しておきましょう。

ウェビナーを成功させる秘訣は事前準備が9割

ウェビナーを成功させるには、事前の準備が大切です。事前準備で大切なポイントを6つ紹介します。

①企画をよく作り込む

何よりも重要なのは企画の作り込みです。ウェビナーのターゲット、目標(動員・売上・認知拡大など)を明確にしておきましょう。

②余裕を持ってスケジュールを組む

一般的に、企画〜設計〜開催告知〜本番までには90日ほど必要とされています。無理なスケジュールでの進行はプロジェクトの失敗につながりますので、時間に余裕をもたせて準備を進めましょう。いつ、どのようなタスクを進めていくかの手順は、こちらの記事もご参照ください。

初めてのウェビナー-やり方をプロが解説!手順・成功のコツも

③役割分担を明確にする

ウェビナーの開催にあたって必要なタスクを漏れなく抽出し、遂行できるよう役割分担をしましょう。

イベント開催のタスクは多岐にわたり、特にウェビナーの開催では、様々な機材を確保して使用できるようにする必要もあります。

④不測の事態に対して万全の備えをしておく

本番の1週間〜10日前に、進行台本を元にイベント全体の流れをすり合わせましょう。抜け漏れや懸念点を見つけ、事前に潰すことができます。すり合わせは、登壇者も含めて行えるとより効果的です。

また、万が一何か不備があった時のために、リハーサルは本番前日に行うのがベスト。充分なリハーサル時間を確保し、不備がないかを入念にチェックします。

事前準備を十分に行っても、本番では高い確率で不測の事態も発生します。その際には臨機応変に対応できるよう心がけましょう。

⑤あらゆる角度からなるべく早く振り返りを行う

ウェビナーを開催して終わりではなく、集客、申込数、参加者数、アンケート結果、商談化率や受注率(リード獲得が目的のイベントの場合)を確認・集計し、振り返りを行いましょう。

今後も継続して開催されるウェビナーの場合、下記のようなポイントに着目して、改善点を洗い出すことが大切です。

様々な角度から適切に振り返りを行うために、イベント開催後なるべく早いタイミングで、振り返りの機会を設けるのがポイントです。

⑥イベント業者を活用する

ウェビナー開催のポイントはこのように多岐にわたるため、イベント業者に業務を委託することも有効です。業者を入れる場合は下記の記事などを参考に、「何を自社で行って何を業者にお願いするのか」をクリアにしておきましょう。

オンラインイベント業者の選び方を知りたい方は、こちらの記事をご参照ください。

ウェビナーの開催方法と手順についてプロが種類別に紹介

ウェビナー開催におすすめ機材を準備してクオリティを上げる

ウェビナーのクオリティを上げるために必要なのは、以下の4つです。

パソコンに備え付けのカメラとマイクではなく外付けの機材を使うことで、配信のクオリティがアップします。

また話し手が2人以上の場合や商品説明会などの際、よりハイクオリティな配信にしたい場合には、スイッチャーを用意するのがおすすめです。スイッチャーを使うと、背景の合成や複数人の話者を1つの画面に映した同時配信、テロップの挿入が可能になります。

高機能な機材を揃える場合、映像の重さに対応できるだけのPCスペックがあるかを確認するのも大切。PCによっては、映像の重さに耐えられず上手く配信できない場合があるので注意が必要です。

PCのスペックは「CPU:core i5、メモリ:8GB以上」、さらに高いクオリティを求める場合には「CPU:core i7、メモリ:16GB以上」のものを用意しましょう。

機材を使ったZoom配信についてはこちらの記事をご参照ください。

Zoomを使った配信方法とは?種類や機材と共にプロが解説

こちらの記事では金額別におすすめの機材を紹介しています。

クオリティの高いZoom配信に必要な機材と費用による違いをプロが解説

各ウェビナーに合わせた準備で有意義なイベントに

ウェビナーの種類によって、ふさわしいプラットフォーム、開催までの手順が異なります。どのようなウェビナーにしたいのか、企画をしっかり作り込んだ上で、抜け漏れのないよう手順に沿って進めることが大切です。

弊社ビデオマッチングでは、企業や官公庁のオンラインイベントの制作代行を行なっています。

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